Stand: 21. Oktober 2026

Ab rund 200 Gesprächsminuten im Monat ist ein KI-Telefonassistent mit Festpreis günstiger als die hier verglichenen menschlichen 24/7-Telefonservices; der Mensch bleibt bei Verhandlung, Ermessen und Emotion im Vorteil (Preise Stand 14.10.2026).

Ein menschlicher 24/7-Telefonservice kostet ab 199 € im Monat plus 0,69 bis 0,99 € je Minute; ein KI-Telefonassistent wie Empfango ab 99 € Festpreis mit 1.000 Minuten; eine Teilzeit-Bürokraft ab rund 1.200 € brutto, nur zu Bürozeiten.

Die Kostenfrage entscheidet sich also am Volumen und an der Tageszeit. Ab etwa 200 Gesprächsminuten im Monat ist der KI-Telefonassistent die günstigste Option, und er wird mit jeder weiteren Minute relativ günstiger. Der Mensch bleibt dort stärker, wo verhandelt, abgewogen oder beruhigt werden muss. Die Details stehen in den beiden Tabellen unten; die Empfango-Tarife finden Sie unter Preise.

Menschliche Telefonservices rechnen eine monatliche Grundgebühr plus Gesprächs- und Bearbeitungsminuten ab. Die Telefonhelden nennen für ihr Rund-um-die-Uhr-Paket 199 € im Monat zuzüglich Minutenpreis, Büroservice24 ab 129,90 € für Erreichbarkeit rund um die Uhr (Stand 14.10.2026).

Die Telefonhelden (Nürnberg) listen fünf Pakete. Die Bürozeiten-Pakete Starter bis Premium liegen laut Tarifübersicht bei 49,99 bis 79,99 € Grundpreis und 0,75 bis 0,99 € je Minute, erreichbar montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr beziehungsweise 7 bis 20 Uhr, in den größeren Paketen auch samstags. Das Rund-um-die-Uhr-Paket kostet 199 € im Monat; die Seite nennt dafür an einer Stelle 0,69 € und an anderer Stelle 0,99 € je Minute, deshalb rechnen wir unten mit beiden Werten. Terminvereinbarung und Durchstellen kosten extra.

Büroservice24 nennt drei Stufen: ab 49,90 € (Mo bis Fr, 7 bis 19 Uhr), ab 79,90 € (Mo bis So, 6 bis 22 Uhr) und ab 129,90 € (rund um die Uhr). Minutenpreise stehen nicht auf der Tarifseite, sie sind auf Anfrage erhältlich. Beide Anbieter arbeiten ohne Einrichtungsgebühr.

Fair ist: Die Telefonhelden sind laut unserer Recherche der einzige Telefonservice mit eigenen Seiten für Gebäudereiniger sowie für Sicherheits- und Wachdienste, inklusive Krankmeldungskoordination und abgestimmtem Eskalationsplan.

Empfango kostet ab 99 € im Monat, Festpreis ohne Nachbuchung, mit 1.000 Gesprächsminuten, monatlich kündbar und ohne Einrichtungsgebühr (Stand 14.10.2026).

Die Minuten sind im Preis enthalten. Ist das Kontingent erschöpft, benachrichtigt Empfango den Kunden; es wird nichts automatisch nachgebucht. Nach Angaben auf der Preisseite dauert ein typisches Gespräch 2,5 bis 4 Minuten, 1.000 Minuten entsprechen also etwa 250 bis 400 Anrufen im Monat. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist in jedem Tarif enthalten, dazu eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.

Andere KI-Anbieter liegen zwischen rund 35 und 500 € im Monat, meist mit deutlich weniger Inklusivminuten; ein Einzelvergleich steht unter HalloPetra-Alternative für Reinigungsbetriebe.

Eine Teilzeit-Bürokraft mit 20 Wochenstunden kostet zum gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 € rund 1.200 € brutto im Monat, zuzüglich Arbeitgeberanteile, Urlaub und Krankheitstage, und deckt nur Bürozeiten ab.

Die Rechnung: 20 Stunden pro Woche entsprechen etwa 87 Stunden im Monat; multipliziert mit dem seit 1. Januar 2026 geltenden Mindestlohn von 13,90 € ergibt das rund 1.205 € brutto. Qualifizierte Kräfte verdienen mehr, und die Kosten fallen unabhängig davon an, ob 200 oder 1.000 Minuten telefoniert wird.

In der Praxis gibt es diese Bürokraft in vielen Reinigungs- und Sicherheitsbetrieben gar nicht. Das Telefon landet bei der Objektleitung oder beim Disponenten, die eigentlich draußen in den Objekten gebraucht werden. Was diese Telefonzeit kostet, zeigt der Rechner für die Telefonzeit der Objektleitung.

Bei 200 Minuten im Monat kostet ein menschlicher 24/7-Service etwa 337 bis 397 €, bei 1.000 Minuten 889 bis 1.189 €; Empfango bleibt in allen drei Fällen bei 99 €, weil die Minuten im Festpreis enthalten sind.

Tabelle 1 rechnet die Monatskosten durch. Beim Rund-um-die-Uhr-Paket der Telefonhelden ergeben sich Spannen, weil die Seite zwei Minutenpreise nennt; bei Büroservice24 fehlt der Minutenpreis, deshalb steht dort nur die Grundgebühr. Zusatzleistungen wie Terminvereinbarung oder Durchstellen sind nicht enthalten. Die Bürokraft kostet unabhängig vom Volumen dasselbe, ist aber nachts und am Wochenende nicht am Platz.

Zur Einordnung: Menschliche Services zählen Gesprächs- und Bearbeitungsminuten, also auch die Zeit für die Notiz. Bei Empfango zählt die Gesprächsdauer; Transkript und Zusammenfassung entstehen automatisch.

Menschen sind besser bei emotional aufgeladenen Gesprächen, bei Verhandlungen und bei Anliegen, die Ermessen verlangen; ein Telefonservice kann zudem nach Ihrem Eskalationsplan selbst abwägen, wen er nachts weckt.

Vier Situationen, in denen der Mensch im Vorteil ist:

• Ein verärgerter Auftraggeber beschwert sich über eine nicht gereinigte Etage und will sofort eine Zusage hören. Ein Mensch kann beruhigen und zusagen; Empfango erfasst die Reklamation strukturiert und leitet weiter.
• Es wird verhandelt: Preisnachlass, Terminverschiebung gegen Gegenleistung, Sonderkonditionen. Das bleibt Menschensache.
• Das Anliegen ist unklar oder mehrschichtig und braucht Rückfragen, die nicht in einem Gesprächsleitfaden stehen.
• Die eigene Bürokraft kennt Objekte, Mitarbeiter und Zuständigkeiten, plant selbst um und bucht direkt in der Dispo-Software.

Ein KI-Telefonassistent nimmt beliebig viele Anrufe gleichzeitig an, dokumentiert jeden Anruf als Transkript mit Zusammenfassung und kostet um 5:40 Uhr dasselbe wie um 14:00 Uhr.

Hier ist Empfango einem Service oder einer einzelnen Bürokraft überlegen:

• Parallelität: Drei Krankmeldungen um 5:40 Uhr landen nicht in der Warteschleife, sondern werden gleichzeitig angenommen.
• Keine Zuschläge: Nacht, Wochenende und Feiertag sind im Festpreis enthalten.
• Dokumentation: Jeder Anruf liegt als Transkript und Zusammenfassung im Dashboard; die Benachrichtigung geht per WhatsApp, Telegram, E-Mail oder Webhook an die zuständige Person.
• Strukturierte Erfassung: Name, Rückrufnummer, Objekt und Anliegen werden immer gleich abgefragt, egal wer anruft.
• Wissensbasis und Termine: Empfango beantwortet wiederkehrende Fragen aus hinterlegten Informationen und prüft oder bucht Termine im angebundenen Kalender.
• Mehrsprachigkeit und Weiterleitung: Anrufe in anderen Sprachen werden angenommen; dringende Fälle leitet Empfango mit Klingel-Timeout an eine Bereitschaftsnummer weiter, sonst wird ein Rückruf erfasst.

Für Reinigungs-, Sicherheits- und Hausmeisterbetriebe liegt der größte Nutzen in den frühen Morgenstunden und nachts, wenn Krankmeldungen und Störungen eingehen und niemand im Büro sitzt.

Beispiel Krankmeldung: Um 5:40 Uhr ruft eine Reinigungskraft an. Empfango nimmt Name, Objekt und voraussichtliche Dauer auf und meldet die Krankmeldung per WhatsApp an die Einsatzleitung, die dann den Ersatz organisiert. Wie das im Detail läuft, steht unter Krankmeldung telefonisch erfassen. Beispiel Nachtstörung: Um 23:50 Uhr meldet ein Auftraggeber eine offene Tür. Empfango erfasst Objekt und Anliegen und leitet an die Rufbereitschaft weiter, siehe Störungsannahme 24/7 und Bereitschaft und Eskalation.

Oft ist die Antwort nicht entweder-oder. Viele Betriebe setzen Empfango als erste Stufe ein, die jeden Anruf annimmt und dokumentiert, und lassen die Fälle, die Ermessen brauchen, per Weiterleitung oder Rückruf bei einem Menschen landen. Wie ein Sicherheitsdienst das umgesetzt hat, zeigt die Referenz Sekuris Dienstleistungen; die typischen Anrufe je Branche stehen auf den Seiten für Reinigung, Sicherheitsdienst und Gebäudedienstleister.

Ob Mensch oder KI: Ein externer Telefonservice ist Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag; bei Krankmeldungen kommen Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO hinzu.

Bei menschlichen Services hören Mitarbeiter des Dienstleisters mit und schreiben Notizen; der AVV regelt, wie diese Daten gespeichert werden. Die Telefonhelden geben an, DSGVO-konform zu arbeiten und einen AVV bereitzustellen. Bei Empfango ist der AVV in jedem Tarif enthalten; der Betrieb läuft auf Infrastruktur in Frankfurt am Main, das Sprachmodell über Azure OpenAI in der EU-Region, Audio wird standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert, und jeder Anruf beginnt mit einer festen Ansage, dass eine KI spricht. Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter steht in der Datenschutzerklärung, ebenso die Pflichten aus dem EU AI Act.

Mehr zum KI-Telefonassistenten