Stand: 4. November 2026

Für Reinigungsbetriebe mit mehr als 250 Gesprächsminuten im Monat oder mit Auftraggebern, die Subprozessoren und Audio-Speicherung sehen wollen, ist Empfango die günstigere und transparentere HalloPetra-Alternative; für Handwerksbetriebe mit fortytools bleibt HalloPetra naheliegend (Stand 14.10.2026).

HalloPetra (Berlin) ist eine KI-Bürokraft fürs Handwerk mit Reinigungs-Seite, 99 bis 499 € im Monat mit 100 bis 700 Inklusivminuten; Empfango bietet ab 99 € 1.000 Minuten, nennt seine Subprozessoren und speichert Audio standardmäßig nicht dauerhaft.

Beide sind deutsche GmbHs, nehmen Anrufe rund um die Uhr an und melden Krankmeldungen an die Disposition. Die Unterschiede liegen beim Minutenpreis, bei der Offenlegung der Sprachverarbeitung und beim Branchenfokus: HalloPetra bedient 14 Gewerke von SHK bis Schädlingsbekämpfung, Empfango konzentriert sich auf Gebäudedienstleister mit Reinigung, Sicherheitsdienst und Hausmeister-Service.

HalloPetra ist ein Produkt der HalloPetra GmbH, Berlin (HRB 267962 B), das sich als „Die erste deutsche KI-Bürokraft“ positioniert und neben dem Telefon auch E-Mail, Website und WhatsApp als Zusatzmodule anbietet (Stand 14.10.2026).

Die Reinigungs-Seite richtet sich an Gebäude- und Industriereinigung. Petra nimmt Anfragen zu Objektgröße, Frequenz und Termin auf, qualifiziert Anfragen vor der Übergabe an den Vertrieb und hält den Betrieb per WhatsApp auf dem Laufenden. Bei Krankmeldungen nimmt sie laut Seite Name, Datum und voraussichtliche Dauer auf und alarmiert den Schicht- oder Dispositionsverantwortlichen per SMS oder Slack. Als Integration wird fortytools genannt; Englisch, Türkisch und Polnisch sind als Add-on verfügbar. Die Zielgruppe beschreibt HalloPetra selbst als Handwerksbetriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitern.

Die Preisseite listet drei Telefon-Tarife: Einzelkämpfer 99 € mit 100 Minuten, Betriebe 199 € mit 250 Minuten, Mittelstand 499 € mit 700 Minuten, jeweils im Monat und monatlich kündbar. Zusatzminuten kosten 0,20 bis 0,30 €, jede angefangene Minute wird auf 60 Sekunden aufgerundet. Wer jährlich zahlt, erhält 50 bis 150 Bonusminuten. Die Zusatzmodule E-Mail, Website, WhatsApp und eigene Stimme kosten 29 bis 99 € im Monat extra. Der Test läuft ohne Kreditkarte, der Tarif lässt sich pausieren.

Bei HalloPetra kostet eine Inklusivminute zwischen 0,71 und 0,99 €, bei Empfango 0,09 bis 0,10 €; Zusatzminuten kosten bei HalloPetra 0,20 bis 0,30 €, Empfango bucht nicht automatisch nach.

Tabelle 1 rechnet den Grundpreis auf die enthaltenen Minuten um. Der Vergleich ist bewusst nüchtern: Ein Reinigungsbetrieb mit 300 Gesprächsminuten im Monat braucht bei HalloPetra den Betriebe-Tarif plus 50 Zusatzminuten, also 199 € plus 10 bis 15 €; bei Empfango reicht der Solo-Tarif für 99 € mit 1.000 Minuten. Bei 700 Minuten stehen 499 € gegen 99 €.

Zwei Hinweise zur Einordnung. Erstens rechnen die Anbieter mit unterschiedlichen Gesprächslängen: HalloPetra setzt 100 Minuten mit etwa 80 Anrufen gleich, Empfango nennt 2,5 bis 4 Minuten je Gespräch und damit 250 bis 400 Anrufe für 1.000 Minuten. Zweitens enthält der HalloPetra-Preis in den größeren Tarifen Abläufe wie Notfall-Alarm, Terminplanung und ab Mittelstand eine geklonte Stimme; Empfango enthält in jedem Tarif Transkript, Zusammenfassung, Benachrichtigung und den AVV. Alle Empfango-Tarife stehen unter Preise.

HalloPetra nennt „Server in Frankfurt“ und einen AV-Vertrag im Onboarding, führt in der Datenschutzerklärung aber keinen KI- oder Sprach-Subprozessor auf; Empfango listet seine Unterauftragsverarbeiter mit Zweck und Sitz öffentlich (Stand 14.10.2026).

Das ist der Punkt, an dem sich die beiden Anbieter am deutlichsten unterscheiden, und er verlangt eine faire Darstellung. Ein KI-Telefonassistent besteht aus Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachsynthese. Welche Unternehmen diese Schritte übernehmen, steht bei HalloPetra weder auf der Preisseite noch in der Datenschutzerklärung; dort heißt es, die über die Sprachassistentin verarbeiteten Daten würden auf Weisung des gewerblichen Kunden verarbeitet. Zur Speicherung gibt HalloPetra an, Audio und Transkripte verschlüsselt zu speichern; eine Löschfrist für Audio haben wir nicht gefunden. Positiv: HalloPetra weist Anrufer zu Beginn auf den KI-Einsatz hin.

Empfango nennt in der Datenschutzerklärung jeden Unterauftragsverarbeiter: Azure OpenAI in der EU-Region für das Sprachmodell, Deepgram über den EU-Endpunkt für die Spracherkennung, ElevenLabs für die Sprachsynthese, Twilio für die Telefonie, Upsun für das Hosting in Frankfurt am Main. Deepgram, ElevenLabs und Twilio sind US-Unternehmen und per AVV mit Standardvertragsklauseln gebunden; das verschweigen wir nicht. Der Unterschied liegt in der Offenlegung, nicht darin, dass Empfango ohne US-Dienste auskäme. Dazu kommt der Umgang mit Audio: Empfango speichert Anrufaudio standardmäßig nicht dauerhaft; eine optionale Aufzeichnung wird spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Der AVV ist in jedem Tarif enthalten. Welche Fragen Auftraggeber bei „deutschen“ Anbietern stellen sollten, erklärt die Seite KI-Telefonassistent aus Deutschland.

HalloPetra bedient 14 Gewerke mit Handwerksfokus und hat Seiten für Reinigung und Facility Management, aber keine für Wach- und Sicherheitsdienste; Empfango hat eigene Seiten und Abläufe für Reinigung, Sicherheitsdienst und Hausmeister-Service.

Für reine Reinigungsbetriebe ist das zunächst kein Nachteil von HalloPetra. Die Reinigungs-Seite ist ausführlich, beschreibt Sonderreinigungen nach Wasserschäden, Bauendreinigung und Praxis-Desinfektion und zeigt ein Beispiel-Cockpit mit angepassten Schichten in fortytools. Wer fortytools nutzt und zusätzlich Handwerksleistungen anbietet, findet bei HalloPetra eine passende Abdeckung.

Anders sieht es aus, wenn ein Gebäudedienstleister mehrere Sparten betreibt. HalloPetras Seite „Sicherheitstechnik“ meint Alarm- und Brandmeldetechnik, nicht den Wachdienst. Empfango bietet für Sicherheitsdienste eigene Abläufe für Bereitschaft und Eskalation und Störungsannahme rund um die Uhr, und für Hausmeister-Services die Schadensmeldung mit Objektzuordnung. Dazu kommt die optionale Anbindung an LiteLog, das Rundgangs- und Kontrollpunktsystem derselben Firma: Meldungen landen direkt im LiteLog-Portal, und Empfango gibt Auftraggebern Auskunft zu Rundgängen aus LiteLog-Daten. Das ist eine Option; Empfango funktioniert auch ohne LiteLog.

Im Tagesgeschäft nehmen beide Assistenten dieselben Anrufe an: Krankmeldungen am frühen Morgen, Angebotsanfragen, Reklamationen von Auftraggebern und Rückfragen zu Terminen.

Empfango erfasst bei jedem Anruf Name, Rückrufnummer, Objekt und Anliegen, beantwortet wiederkehrende Fragen aus der hinterlegten Wissensbasis, prüft und bucht Termine im angebundenen Kalender und leitet dringende Fälle mit Klingel-Timeout an eine Bereitschaftsnummer weiter; geht niemand ran, wird ein Rückruf erfasst. Die Benachrichtigung geht per WhatsApp, Telegram, E-Mail oder Webhook an die zuständige Person; Transkript und Zusammenfassung liegen im Dashboard. Empfango ist mehrsprachig. Wie eine Krankmeldung um 5:40 Uhr konkret läuft, steht unter Krankmeldung telefonisch erfassen; die Branchenseite Gebäudereinigung zeigt die typischen Anrufe eines Tages.

Was Empfango nicht tut: Es plant keine Schichten um, schreibt nicht in fortytools oder andere Branchensoftware außer per Webhook, führt kein Bautagebuch und baut keine Website. Wer diese Zusatzmodule will, findet sie bei HalloPetra.

HalloPetra ist die naheliegende Wahl für Handwerksbetriebe mit fortytools, für Betriebe, die E-Mail-Postfach, Website und WhatsApp-Bautagebuch aus einer Hand wollen, und für alle, die unter 100 Minuten im Monat telefonieren.

• Sie nutzen fortytools und wollen, dass Schichten dort angepasst werden.
• Sie betreiben neben der Reinigung ein Handwerksgewerk, etwa Maler oder SHK, und wollen einen Assistenten für beides.
• Sie wollen E-Mail-Bearbeitung, Website-Erstellung oder ein Bautagebuch per WhatsApp als Zusatzmodule.
• Sie möchten eine geklonte Stimme, die wie ein eigener Mitarbeiter klingt (im Mittelstand-Tarif enthalten).

Empfango passt, wenn das Gesprächsvolumen über 250 Minuten im Monat liegt, wenn Auftraggeber in Ausschreibungen nach Subprozessoren und Audio-Speicherung fragen, oder wenn neben der Reinigung ein Sicherheits- oder Hausmeisterbereich mit Bereitschaft dazugehört.

• Sie telefonieren mehr als 250 Minuten im Monat und wollen einen Festpreis ohne Zusatzminuten.
• Ihre Auftraggeber verlangen eine offene Subprozessoren-Liste, einen AVV im Tarif und eine klare Aussage zur Audio-Speicherung.
• Sie betreiben auch einen Sicherheits- oder Wachdienst oder einen Hausmeister-Service mit Nachtbereitschaft.
• Sie nutzen LiteLog oder wollen Meldungen per Webhook in Ihr eigenes System übergeben.

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