EmpfangoStörungsannahme 24/7 – jede Störung angenommen, jeder Notfall eskaliert
Mieter, Hausverwaltungen und Auftraggeber melden Störungen, wenn sie passieren, nicht zu Bürozeiten. Empfango nimmt jede Störungsmeldung an, stuft sie nach Ihren Regeln ein und leitet Notfälle sofort an die Bereitschaft weiter.
Störungsannahme 24/7 bedeutet: eine Störungshotline, die rund um die Uhr abhebt, Objekt und Störung erfasst und Notfälle an einen Menschen weitergibt. Empfango übernimmt diese Hotline mit KI. Wasserschaden um 23 Uhr, Heizungsausfall am Sonntag, Person im Aufzug, Schlüssel abgebrochen: Empfango fragt Adresse, Objekt, Art der Störung und Rückrufnummer ab, dokumentiert die Meldung und entscheidet anhand Ihrer Regeln, ob der Anruf sofort an die Bereitschaft geht oder als Vorgang auf den nächsten Werktag wartet. Hausverwaltungen erwarten von Hausmeisterdiensten eine Notfall-Hotline und Einsatzbereitschaft innerhalb von zwei bis vier Stunden (praedium-frankfurt.de, Stand 10/2026). Diese Erreichbarkeit liefert Empfango, ohne dass jemand nachts neben dem Diensthandy liegt.
Welche Störungen über die KI-Störungshotline laufen
Wasserschaden und Heizungsausfall
Ein Mieter meldet um 22:40 Uhr Wasser an der Kellerdecke. Empfango fragt Adresse, Stockwerk, Ausmaß und Rückrufnummer ab, stuft die Meldung nach Ihrer Regel als Notfall ein und leitet den Anruf an die Bereitschaft weiter. Nimmt dort niemand ab, bleibt eine Rückruf-Notiz mit allen Angaben, und die Bereitschaft bekommt sofort eine Nachricht.
Aufzug, Schließanlage, Zutritt
Person im Aufzug: Empfango erfasst Objekt und Aufzugsnummer und leitet sofort weiter. Abgebrochener Schlüssel am Montagabend: Empfango nimmt die Meldung auf, nennt die hinterlegte Vorgehensweise aus Ihrer Wissensbasis und legt den Vorgang für den Hausmeister an. Welche Störung sofort und welche am nächsten Tag bearbeitet wird, definieren Sie.
Auftraggeber meldet Mangel am Objekt
Die Hausverwaltung ruft an, weil die Tiefgaragenbeleuchtung ausgefallen ist. Empfango erfasst Objekt, meldende Person, Störung und gewünschten Rückruf und stellt den Vorgang mit Transkript ins Dashboard. Ihr Objektleiter sieht die Meldung mit Zeitstempel und plant den Auftrag, ohne dass etwas verloren geht.
Was die Störungsannahme mit Empfango leistet
Dringlichkeit nach Ihren Regeln
Sie legen fest, was ein Notfall ist: Wasser, Heizung im Winter, Aufzug mit Person, Gefahr für Personen. Empfango wendet diese Regeln im Gespräch an und weiß, welche Meldung sofort weitergeleitet wird und welche als Vorgang wartet.
Vollständige Erfassung in einem Gespräch
Objekt oder Adresse, Art der Störung, Ort im Gebäude, Name und Rückrufnummer: Empfango fragt alles ab, was Ihr Techniker braucht, bevor er losfährt. Fehlende Angaben fragt Empfango nach, statt sie offen zu lassen.
Dokumentation für Betreiberpflichten
Jede Störungsmeldung liegt als Vorgang mit Zeitstempel, Zusammenfassung und Transkript im Dashboard. Wann wurde gemeldet, was wurde gesagt, wer wurde informiert: Das ist Ihr Nachweis gegenüber Hausverwaltung und Auftraggeber.
Störungshotline mit KI einrichten
Regeln für Notfälle hinterlegen
Sie beschreiben im Dashboard, welche Störungen sofort an die Bereitschaft gehen und welche bis zum nächsten Werktag warten. Dazu die Bereitschaftsnummern je Objekt oder Region und die Vorgehensweise für häufige Fälle.
Rufumleitung auf die Störungsnummer
Ihre bestehende Störungs- oder Büronummer leitet außerhalb der Bürozeiten oder immer an Empfango weiter. Mieter und Auftraggeber wählen weiter die Nummer, die sie kennen.
Vorgänge abarbeiten
Notfälle kommen sofort per Weiterleitung oder Benachrichtigung. Alle anderen Störungen liegen morgens als Liste im Dashboard, mit Objekt, Störung, Rückrufnummer und Transkript, per Webhook auch in Ihrem Ticket- oder Objektsystem.
Störungsannahme rund um die Uhr: Hotline, Bereitschaft und Nachweis in einem
Eine Störungshotline hat drei Aufgaben: abheben, verstehen, richtig weitergeben. Ein menschlicher 24/7-Telefonservice erledigt das ab 199 € im Monat plus 0,99 € pro Minute (Die Telefonhelden, Stand 10/2026); die eigene Bereitschaft erledigt es mit dem Diensthandy auf dem Nachttisch. Empfango übernimmt alle drei Aufgaben zum Festpreis ohne Minutenabrechnung, und zwar so, wie Sie es vorgeben.
Das Verstehen ist der entscheidende Teil. „Bei uns ist es kalt“ kann ein Heizungsausfall im Januar sein oder ein Thermostat im Mai. Empfango fragt nach: Welches Gebäude, welche Wohnung, seit wann, betrifft es das ganze Haus? Dann greift Ihre Regel. Heizungsausfall im ganzen Haus bei Frost ist ein Notfall und geht sofort an die Bereitschaft. Ein einzelner Heizkörper am Freitagabend wird als Vorgang für Montag angelegt, und der Anrufer erfährt, wann sich jemand meldet.
Bei der Weiterleitung klingelt Empfango die hinterlegte Bereitschaftsnummer an und bleibt dabei. Nimmt die Bereitschaft innerhalb von etwa 25 Sekunden ab, übergibt Empfango das Gespräch. Nimmt niemand ab, sagt Empfango dem Anrufer einen Rückruf zu, erfasst alle Angaben und schickt die Meldung sofort per WhatsApp, Telegram oder E-Mail an die Bereitschaft. Der Anrufer landet nie auf einer Mailbox.
Für Hausmeisterdienste und Facility-Dienstleister ist die Dokumentation der Störungsmeldung Teil des Nachweises für Betreiberpflichten gegenüber Eigentümern und Hausverwaltungen. Jede Meldung in Empfango hat Zeitstempel, Anrufernummer, Zusammenfassung und Transkript. Sie können im Zweifel belegen, wann die Störung gemeldet wurde und was der Anrufer gesagt hat. Per Webhook landet derselbe Datensatz in Ihrem Ticket- oder CAFM-System; wenn Sie LiteLog nutzen, landen Störungsmeldungen direkt als Meldung im LiteLog-Portal am richtigen Objekt.
Was Empfango bei der Störungsannahme nicht tut: Es schaltet keine Alarmanlage auf, ruft keinen Handwerker von sich aus an und disponiert keinen Techniker. Empfango nimmt an, erfasst, stuft ein, leitet weiter und dokumentiert. Die Entscheidung, wer rausfährt, bleibt bei Ihrer Bereitschaft oder Ihrem Disponenten; sie bekommt dafür eine vollständige Meldung statt eines Rückrufwunschs auf der Mailbox.
Störungsmeldungen und DSGVO: Adressen, Namen, Nachweise
Eine Störungsmeldung enthält personenbezogene Daten: Name und Rufnummer der meldenden Person, oft die Wohnadresse. Empfango verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags, der in jedem Tarif enthalten ist. Sie bleiben Verantwortlicher, Empfango ist Auftragsverarbeiter.
Jeder Anruf beginnt mit einer festen Ansage, dass ein KI-Assistent spricht und ob aufgezeichnet wird; der Wortlaut ist fest hinterlegt und erfüllt § 201 StGB, Art. 13 DSGVO und Art. 50 EU AI Act. Standardmäßig wird kein Audio dauerhaft gespeichert. Das Transkript bleibt als Nachweis, so lange Sie es brauchen, und lässt sich löschen, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
Sprache zu Text und Sprachmodell laufen in EU-Regionen (Deepgram EU, Azure OpenAI EU), die Sprachausgabe über ElevenLabs ist per AVV geregelt; alle Subprozessoren stehen offen in der Datenschutzerklärung. Weiterleitungen an die Bereitschaft laufen über Ihre eigenen Rufnummern; welche Angaben per WhatsApp oder E-Mail mitgeschickt werden, bestimmen Sie.
Häufige Fragen zur Störungsannahme 24/7
Nach Ihren Regeln. Sie beschreiben, welche Störungen sofort weitergeleitet werden (zum Beispiel Wasser, Heizungsausfall bei Frost, Person im Aufzug, Gefahr für Personen) und welche als Vorgang warten. Empfango wendet diese Regeln im Gespräch an und fragt nach, wenn Angaben fehlen.
Empfango wartet etwa 25 Sekunden. Nimmt niemand ab, sagt Empfango dem Anrufer einen Rückruf zu, erfasst alle Angaben und benachrichtigt die Bereitschaft sofort per WhatsApp, Telegram oder E-Mail. Der Vorgang steht mit Transkript im Dashboard.
Ja. Empfango erfasst, wer anruft, für welches Objekt und in wessen Auftrag. Ob Mieter die Hotline direkt nutzen dürfen oder nur die Hausverwaltung meldet, beschreiben Sie in den Regeln des Assistenten.
Für die Störungsannahme ja. Ein menschlicher 24/7-Service kostet ab 199 € im Monat plus etwa 1 € pro Minute (Die Telefonhelden, Stand 10/2026). Empfango startet ab 99 € im Monat als Festpreis ohne Nachbuchung und hebt bei jeder Störung sofort ab, auch wenn drei Mieter gleichzeitig anrufen.
Nein. Empfango ist eine Telefonannahme, keine Notruf- und Serviceleitstelle. Aufzugsnotruf und Alarmaufschaltung bleiben bei den dafür zugelassenen Stellen. Empfango nimmt Störungsmeldungen von Menschen an und leitet sie weiter.
Per Webhook. Bei jedem abgeschlossenen Anruf schickt Empfango einen strukturierten Datensatz mit Zusammenfassung, Transkript und den erfassten Feldern an die Adresse, die Sie hinterlegen. Wenn Sie LiteLog nutzen, landen Meldungen direkt im LiteLog-Portal; Empfango funktioniert auch ohne LiteLog.
Ja. Die Rufumleitung bestimmen Sie: immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder nur bei besetzt. Tagsüber nimmt Ihr Büro ab, nachts Empfango. Regeln und Dokumentation sind in beiden Fällen dieselben.
Sie belegt, wann eine Störung gemeldet wurde, was gesagt wurde und wen Empfango informiert hat. Den Nachweis über die Behebung führen Sie weiter in Ihrem Objekt- oder Rundgangssystem. Zusammen ergibt das die lückenlose Kette vom Anruf bis zur Erledigung.
