EmpfangoRufbereitschaft automatisieren – Eskalation, die nicht an der Mailbox endet
Nachts fällt die Wache aus, der Winterdienst muss raus, die Hausverwaltung meldet einen Notfall. Empfango nimmt den Anruf an, leitet an die hinterlegte Bereitschaft weiter und eskaliert, wenn niemand abnimmt.
Rufbereitschaft automatisieren heißt: Der Anruf landet nicht auf einem Privathandy, sondern bei Empfango, das ihn annimmt, die Lage erfasst und an die Person weiterleitet, die laut Ihrem Bereitschaftsplan gerade zuständig ist. Nimmt diese Person nicht ab, geht der Anruf nach etwa 25 Sekunden an die nächste hinterlegte Nummer. Nimmt auch dort niemand ab, erfasst Empfango eine Rückruf-Notiz und benachrichtigt die Bereitschaft per WhatsApp, Telegram oder E-Mail. Jeder Anruf steht mit Zeitstempel und Transkript im Dashboard. Disponenten im Sicherheitsdienst haben laut Stellenanzeigen „Rufbereitschaft mindestens eine Woche pro Monat“ und müssen „Ersatz bei Ausfällen organisieren“ (sicherheit-nord.de, bob-security.com, Stand 10/2026). Empfango nimmt ihnen die erste Stufe ab: abheben, erfassen, weiterverbinden.
Wann die automatische Eskalation greift
Nachtwache fällt aus
Um 23:50 Uhr meldet ein Mitarbeiter, dass die Ablösung nicht erscheint. Empfango erfasst Objekt, Schicht und Rückrufnummer und leitet den Anruf an den diensthabenden Einsatzleiter weiter. Der Kollege am Objekt muss nicht zehn Nummern durchprobieren; Empfango klingelt die Bereitschaft an. Wer einspringt, entscheidet der Einsatzleiter.
Winterdienst-Alarm
Die Hausverwaltung ruft um 5:10 Uhr an: Glatteis vor dem Bürokomplex, noch nicht gestreut. Empfango erfasst Objekt und Adresse, stuft die Meldung nach Ihrer Regel als dringend ein und leitet an die Winterdienst-Bereitschaft weiter. Nimmt niemand ab, geht sofort eine Nachricht mit allen Angaben raus, und der Anruf ist mit Uhrzeit dokumentiert.
Störung außerhalb der Bürozeit
Ein Auftraggeber meldet am Samstag einen Wasserschaden. Empfango unterscheidet anhand Ihrer Regeln, ob die Meldung sofort an die Bereitschaft geht oder als Vorgang auf Montag wartet. Routine weckt niemanden, Notfälle kommen durch.
Wie Empfango die Bereitschaft erreicht
Weiterleitung mit Klingel-Timeout
Empfango leitet an die hinterlegte Bereitschaftsnummer weiter und wartet etwa 25 Sekunden. Nimmt die Bereitschaft ab, ist der Anrufer verbunden. Nimmt sie nicht ab, bleibt der Anrufer bei Empfango und landet nicht auf der Mailbox der Bereitschaft.
Nächste Stufe oder Rückruf-Notiz
Ist eine zweite Nummer hinterlegt, versucht Empfango diese. Danach erfasst Empfango eine Rückruf-Notiz mit Name, Objekt, Anliegen und Rückrufnummer und benachrichtigt die Bereitschaft per WhatsApp, Telegram oder E-Mail. Der Anrufer weiß, dass seine Meldung angekommen ist.
Transkript als Nachweis
Jeder Anruf steht mit Zeitstempel, Zusammenfassung und Transkript im Dashboard: wann die Meldung kam, was gemeldet wurde und wohin Empfango sie weitergegeben hat. Das ist der Beleg, dass die Meldung angenommen und weitergegeben wurde.
Automatische Rufbereitschaft einrichten
Bereitschaftsnummern hinterlegen
Sie tragen die Nummer der Bereitschaft ein, optional eine zweite Stufe, und legen fest, bei welchen Anliegen weitergeleitet wird. Wechselt die Bereitschaft wöchentlich, ändern Sie die Nummer im Dashboard oder nutzen eine feste Bereitschaftsnummer, die Sie intern umleiten.
Regeln für Routine und Notfall
Sie beschreiben, was sofort weitergeleitet wird und was als Vorgang bis zum nächsten Werktag wartet. Empfango wendet diese Regeln im Gespräch an. Eine Angebotsanfrage um 2 Uhr weckt niemanden.
Rufumleitung aktivieren
Ihre Bereitschafts- oder Büronummer leitet außerhalb der Bürozeiten an Empfango weiter. Mitarbeiter und Auftraggeber wählen weiter die Nummer, die auf dem Dienstplan steht.
Rufbereitschaft automatisieren: Warum die Mailbox der Bereitschaft das Problem ist
Eine Rufbereitschaft funktioniert nur, wenn der Anruf wirklich jemanden erreicht. In der Praxis klingelt ein Privathandy, das auf lautlos steht, und der Anrufer landet auf der Mailbox. Der Mitarbeiter am Objekt probiert die nächste Nummer, der Auftraggeber legt auf. secplaner.de beschreibt die Folge für Sicherheitsdienste: Fällt die einzige Nachtwache aus und niemand springt ein, kann der Kollege das Objekt nicht verlassen und schiebt eine zweite Acht-Stunden-Schicht (Stand 10/2026).
Empfango ändert die erste Stufe. Der Anruf wird immer angenommen, egal zu welcher Uhrzeit. Empfango erfasst zuerst, worum es geht, und entscheidet anhand Ihrer Regeln, ob die Bereitschaft geweckt wird. Dann leitet Empfango weiter und bleibt in der Leitung, bis die Bereitschaft abnimmt oder der Klingel-Timeout von etwa 25 Sekunden abläuft. Der Anrufer hört keine Mailbox und muss nicht selbst eskalieren.
Die Eskalation läuft in Stufen, die Sie festlegen. Erste Stufe: die aktuelle Bereitschaft. Zweite Stufe: eine weitere hinterlegte Nummer, etwa die Einsatzleitung. Letzte Stufe: Rückruf-Notiz mit allen Angaben und sofortige Benachrichtigung per WhatsApp, Telegram oder E-Mail an die Bereitschaft; per Webhook auch an Ihre Alarmierungs- oder Dienstplan-Software. So geht keine Meldung verloren, auch wenn alle Nummern besetzt sind.
Was Empfango nicht übernimmt: Empfango kennt Ihren Dienstplan nicht und sucht keinen Ersatz. Es ruft keine Mitarbeiter von sich aus an und schaltet keine Alarmanlage auf. Empfango sorgt dafür, dass die Meldung angenommen, erfasst und an die richtige Person übergeben wird. Die Entscheidung, wer einspringt oder rausfährt, bleibt bei Ihrer Einsatzleitung, die dafür eine vollständige Meldung statt eines verpassten Anrufs bekommt.
Für Auftraggeber und Ausschreibungen ist der Nachweis entscheidend. Jeder Anruf hat Zeitstempel, Zusammenfassung und Transkript. Sie können belegen, dass die Meldung um 23:52 Uhr angenommen und an die Bereitschaft übergeben wurde. Wenn Sie LiteLog nutzen, landen Meldungen zusätzlich direkt im LiteLog-Portal am betroffenen Objekt; auch ohne LiteLog bleibt das Empfango-Dashboard als Nachweis.
Bereitschaft und DSGVO: Privatnummern schützen, Anrufe belegen
Mit Empfango steht die Privatnummer der Bereitschaft nicht mehr auf dem Dienstplan oder beim Auftraggeber. Anrufer wählen Ihre Firmennummer, Empfango leitet intern weiter. Die Bereitschaft bleibt erreichbar, ohne ihre Mobilnummer herauszugeben.
Jeder Anruf beginnt mit einer festen Ansage, dass ein KI-Assistent spricht und ob aufgezeichnet wird; der Wortlaut ist fest hinterlegt und erfüllt § 201 StGB, Art. 13 DSGVO und Art. 50 EU AI Act. Standardmäßig wird kein Audio dauerhaft gespeichert; das Transkript bleibt als Nachweis und lässt sich löschen.
Die Verarbeitung läuft in EU-Regionen (Deepgram EU für Sprache zu Text, Azure OpenAI EU als Sprachmodell), die Sprachausgabe über ElevenLabs ist per AVV geregelt. Alle Subprozessoren stehen in der Datenschutzerklärung, der AVV ist in jedem Tarif enthalten.
Häufige Fragen zur automatischen Rufbereitschaft
Etwa 25 Sekunden. Nimmt die Bereitschaft in dieser Zeit ab, wird der Anrufer verbunden. Danach versucht Empfango die nächste hinterlegte Nummer oder erfasst eine Rückruf-Notiz und benachrichtigt die Bereitschaft.
Nein. Empfango leitet an die Nummer weiter, die im Dashboard hinterlegt ist. Wechselt die Bereitschaft, tragen Sie die neue Nummer ein oder nutzen eine feste Bereitschaftsnummer, die Sie intern umleiten.
Nein. Sie legen fest, welche Anliegen sofort an die Bereitschaft gehen. Angebotsanfragen, Bewerbungen oder Lieferanten werden erfasst und warten bis zum nächsten Werktag. Nur was Sie als dringend definiert haben, weckt die Bereitschaft.
Nein. Empfango nimmt die Meldung an, erfasst Objekt, Schicht und Rückrufnummer und leitet an die Einsatzleitung weiter. Ersatz organisieren und den Dienstplan ändern bleibt Aufgabe Ihrer Disposition.
Die Bereitschaft nimmt den weitergeleiteten Anruf an und spricht direkt mit dem Anrufer. Zusätzlich steht der Vorgang mit Zusammenfassung und Transkript im Dashboard; auf Wunsch kommt die Zusammenfassung nach dem Gespräch per WhatsApp oder E-Mail.
Ja. Hausverwaltungen oder Streckenverantwortliche melden Glätte über Ihre Nummer, Empfango stuft die Meldung nach Ihren Regeln ein und leitet an die Winterdienst-Bereitschaft weiter. Die Meldung ist mit Uhrzeit dokumentiert, was bei Fragen zur Räum- und Streupflicht hilft.
Empfango startet ab 99 € im Monat als Festpreis ohne Nachbuchung. Weiterleitung, Benachrichtigung und Transkript gehören in jedem Tarif dazu. Alle Tarife stehen auf der Preisseite.
