EmpfangoAuftraggeber-Auskunft – Objektstatus telefonisch, ohne die Objektleitung zu stören
Hausverwaltungen und Auftraggeber fragen „Wurde heute gereinigt?“ oder „War die Nachtstreife da?“. Empfango antwortet aus Ihrer Wissensbasis oder aus LiteLog-Rundgangsdaten, wenn verbunden. Alles andere erfasst Empfango als Rückfrage.
Auftraggeber-Auskunft per Telefon heißt: Der Kunde ruft an, Empfango nimmt ab, klärt das Objekt und beantwortet Fragen zum Leistungsstand aus den Daten, die Sie freigegeben haben. Ist eine Frage nicht aus diesen Daten zu beantworten, erfasst Empfango Objekt, Frage und Rückrufnummer und leitet sie an die Objektleitung weiter. Für Objektleiter und Disponenten sind Auftraggeber-Anrufe ein fester Teil des Tages: Stellenprofile nennen sie als „Ansprechpartner für Rückfragen, Reklamationen, Objektbegehungen“ (Indeed-Stellenbeschreibung Disponent, Stand 10/2026). Viele dieser Rückfragen haben eine einfache Antwort, die bereits in Ihrem System steht. Empfango gibt sie, ohne dass die Objektleitung die Arbeit unterbricht.
Welche Fragen Auftraggeber telefonisch stellen
„Wurde heute im dritten Stock gereinigt?“
Die Hausverwaltung ruft um 9:10 Uhr an. Empfango fragt nach Objekt und Bereich und antwortet aus den Daten, die Sie bereitstellen: Reinigungsrhythmus, zuständiges Team, Leistungsumfang laut Vertrag. Ist LiteLog verbunden, kann Empfango den Status des Rundgangs nennen, etwa dass der Kontrollgang im dritten Stock um 7:40 Uhr abgeschlossen wurde.
„War die Nachtstreife am Objekt?“
Ein Auftraggeber im Sicherheitsdienst will wissen, ob die Revierstreife in der Nacht da war. Mit LiteLog-Daten antwortet Empfango aus dem Rundgangsprotokoll: Uhrzeit, Kontrollpunkte, Vollständigkeit. Ohne Verbindung erfasst Empfango die Frage und leitet sie an die Einsatzleitung weiter, die den Nachweis aus dem Wachbuch liefert.
Reklamation und Sonderauftrag
Nicht jeder Anruf ist eine Statusfrage. Meldet die Hausverwaltung einen Mangel oder fragt nach einer Sonderreinigung, erfasst Empfango Objekt, Anliegen, Umfang und Rückrufnummer als Vorgang. Die Objektleitung sieht die Reklamation mit Zeitstempel, statt sie aus einer Mailbox-Nachricht zu rekonstruieren.
Was Empfango bei der Auftraggeber-Auskunft kann
Antworten aus der Wissensbasis
Sie hinterlegen je Objekt, was Empfango sagen darf: Reinigungsrhythmus, Leistungsverzeichnis, Ansprechpartner, Reaktionszeiten. Empfango durchsucht diese Wissensbasis im Gespräch und antwortet nur mit dem, was dort steht.
Rundgangsdaten aus LiteLog
Wenn Ihr Betrieb LiteLog für Rundgänge und Kontrollpunkte nutzt, beantwortet Empfango Statusfragen aus diesen Daten: wann der Rundgang abgeschlossen wurde, wie viele Kontrollpunkte erfasst sind. Die Verbindung ist optional; Empfango arbeitet auch ohne LiteLog.
Rückfrage statt Vermutung
Kann Empfango eine Frage nicht aus den freigegebenen Daten beantworten, sagt es das, erfasst die Frage mit Objekt und Rückrufnummer und leitet sie an die zuständige Person weiter. Empfango rät nicht und gibt keine Daten heraus, die nicht freigegeben sind.
Auftraggeber-Auskunft einrichten
Freigegebene Informationen hinterlegen
Sie laden Leistungsverzeichnisse, Reinigungspläne und Ansprechpartner je Objekt in die Wissensbasis. Was dort nicht steht, beantwortet Empfango nicht.
Optional LiteLog verbinden
Nutzen Sie LiteLog, verbinden Sie Ihr LiteLog-Konto, und Empfango kann Rundgangsstatus und Kontrollpunkte nennen. Welche Objekte und welche Daten freigegeben sind, bestimmen Sie.
Weiterleitung festlegen
Für Fragen ohne Antwort und für Reklamationen hinterlegen Sie, wer informiert wird: Objektleitung, Disposition oder Büro. Die Rückfrage kommt per WhatsApp, Telegram oder E-Mail und steht mit Transkript im Dashboard.
Objektstatus telefonisch: Warum Auskunft Vertrauen schafft und Zeit spart
Ein Auftraggeber, der anruft, will meist nur eine Bestätigung: dass gereinigt wurde, dass die Streife da war, dass der gemeldete Mangel in Arbeit ist. Heute landet diese Frage bei der Objektleitung, die auf dem Objekt steht, oder beim Disponenten, der gerade einen Ausfall organisiert. Die Antwort ist einfach, der Anruf trotzdem eine Unterbrechung. Empfango beantwortet die Statusfrage sofort, und zwar nur mit Informationen, die Sie freigegeben haben.
Die Wissensbasis ist der Rahmen. Sie entscheiden je Objekt, was Empfango sagen darf: Reinigungsintervalle, Leistungsumfang, Reaktionszeiten, Ansprechpartner. Empfango durchsucht diese Dokumente im Gespräch und antwortet daraus. Preise anderer Kunden, Personaldaten und interne Notizen gehören nicht hinein und werden nicht herausgegeben. Fragt der Auftraggeber etwas, das nicht in den Daten steht, erfasst Empfango die Frage als Rückfrage.
Mit LiteLog wird die Auskunft konkret. LiteLog dokumentiert Rundgänge, Kontrollpunkte und Meldungen am Objekt. Ist die Verbindung eingerichtet, kann Empfango sagen: „Der Rundgang im Objekt Bahnhofstraße wurde heute um 2:15 Uhr abgeschlossen, alle zwölf Kontrollpunkte erfasst.“ Das ist die Auskunft, die der Auftraggeber sonst per E-Mail am nächsten Tag bekommen hätte. LiteLog ist dafür keine Voraussetzung; ohne Verbindung antwortet Empfango aus der Wissensbasis und leitet Statusfragen weiter.
Vertraulichkeit ist bei Auftraggeber-Anrufen die wichtigste Regel. Empfango gibt Informationen zu einem Objekt nur im Rahmen dessen heraus, was Sie freigegeben haben, und erfasst bei Unsicherheit eine Rückfrage, statt zu antworten. Empfango fragt Name und Firma des Anrufers ab, bevor es objektbezogene Angaben macht; eine Identitätsprüfung ersetzt das nicht. Deshalb gehören vertrauliche Details wie Zugangscodes, Schließpläne oder Personaldaten nicht in die Wissensbasis.
Reklamationen laufen über denselben Weg. Meldet der Auftraggeber einen Mangel, erfasst Empfango Objekt, Bereich, Beschreibung und Rückrufnummer und stellt den Vorgang mit Transkript ins Dashboard. Per Webhook erreicht die Reklamation Ihr Objekt- oder Ticketsystem; mit LiteLog landet sie direkt als Meldung am Objekt. Die Objektleitung bearbeitet die Reklamation mit vollständigen Angaben, und der Auftraggeber hat die Bestätigung, dass sie angekommen ist.
Auskunft und DSGVO: Nur freigegebene Daten, nur im Rahmen Ihrer Regeln
Empfango antwortet ausschließlich aus Daten, die Sie in der Wissensbasis oder über die LiteLog-Verbindung freigegeben haben. Personaldaten Ihrer Mitarbeiter, Daten anderer Kunden und interne Notizen gehören nicht in diese Freigabe und werden nicht herausgegeben. Sie bestimmen den Umfang, Empfango hält ihn ein.
Jeder Anruf beginnt mit einer festen Ansage, dass ein KI-Assistent spricht und ob aufgezeichnet wird; der Wortlaut ist fest hinterlegt und erfüllt § 201 StGB, Art. 13 DSGVO und Art. 50 EU AI Act. Standardmäßig wird kein Audio dauerhaft gespeichert; das Transkript bleibt als Nachweis des Gesprächs und lässt sich löschen.
Die Verarbeitung läuft in EU-Regionen (Deepgram EU, Azure OpenAI EU), die Sprachausgabe über ElevenLabs ist per AVV geregelt. Rundgangsdaten aus LiteLog bleiben in LiteLog; Empfango liest sie für die Auskunft im Gespräch. Der AVV ist in jedem Tarif enthalten, alle Subprozessoren stehen in der Datenschutzerklärung.
Häufige Fragen zur Auftraggeber-Auskunft
Aus den Daten, die Sie freigeben: Reinigungsplan und Leistungsumfang in der Wissensbasis, bei verbundenem LiteLog zusätzlich der Rundgangsstatus mit Uhrzeit und Kontrollpunkten. Ohne diese Daten erfasst Empfango die Frage und leitet sie an die Objektleitung weiter.
Nein. Empfango antwortet aus der Wissensbasis, die Sie selbst pflegen, und leitet alles andere weiter. LiteLog erweitert die Auskunft um Rundgangsdaten, ist aber optional.
Empfango fragt Name und Firma ab und gibt nur freigegebene Informationen heraus. Eine Identitätsprüfung am Telefon ist das nicht. Deshalb gilt: Vertrauliche Details wie Zugangscodes, Schließpläne oder Personaldaten gehören nicht in die Wissensbasis.
Empfango erfasst Objekt, Bereich, Beschreibung und Rückrufnummer und legt einen Vorgang mit Transkript an. Die Objektleitung wird per WhatsApp, Telegram oder E-Mail informiert; per Webhook landet die Reklamation in Ihrem Objektsystem, mit LiteLog direkt am Objekt.
Nur, wenn Sie diese Informationen freigegeben haben. Üblich ist, Rechnungsfragen als Rückfrage an das Büro weiterzuleiten. Empfango erfasst dann Anliegen und Rückrufnummer.
Ja. Für Anliegen, die Sie festlegen, leitet Empfango den Anruf weiter und wartet etwa 25 Sekunden. Nimmt die Objektleitung nicht ab, erfasst Empfango eine Rückruf-Notiz und benachrichtigt sie.
Empfango startet ab 99 € im Monat als Festpreis ohne Nachbuchung. Wissensbasis, Weiterleitung und Transkript sind in jedem Tarif enthalten. Alle Tarife stehen auf der Preisseite.
