EmpfangoAutomatische Anrufannahme – kein Anruf bleibt liegen
Empfango nimmt Anrufe automatisch entgegen, wenn Sie nicht können: bei besetzter Leitung, nach Feierabend oder grundsätzlich. Anrufer sprechen mit einer natürlichen KI-Stimme statt mit dem Besetztzeichen.
Jeder unbeantwortete Anruf ist eine vertane Chance – ein potenzieller Kunde, ein Patient, ein Auftrag. Automatische Anrufannahme heißt: Ihr Telefon klingelt nie ins Leere. Die KI hebt sofort ab, klärt das Anliegen in natürlicher Sprache und hinterlässt Ihnen eine strukturierte Notiz. Sie entscheiden selbst, wann die Automatik greift – immer, nur bei besetzt oder nur außerhalb der Geschäftszeiten.
Wann automatische Anrufannahme den Unterschied macht
Bei besetzter Leitung
Sie telefonieren gerade — der zweite Anrufer landet nicht in der Warteschleife, sondern wird sofort von der KI angenommen und betreut. Kein Besetztzeichen, kein Auflegen.
Nach Feierabend und am Wochenende
Viele Kunden rufen abends oder samstags an. Die automatische Anrufannahme arbeitet weiter, bucht Termine und legt Ihnen die Anliegen für den nächsten Morgen bereit.
In Stoßzeiten und bei Personalausfall
Wenn alle Leitungen glühen oder jemand krank ist, nimmt die KI beliebig viele Gespräche parallel an — jeder Anrufer wird sofort bedient, keiner geht verloren.
So fängt Empfango jeden Anruf auf
Sofort abheben, ohne Klingeln ins Leere
Die KI nimmt Anrufe ohne Wartezeit an. Niemand hört ein Freizeichen ohne Antwort oder ein Besetztzeichen.
Parallel statt nacheinander
Mehrere Anrufer gleichzeitig? Kein Problem – jeder Anruf wird parallel angenommen und einzeln betreut.
Nach Feierabend weiterarbeiten
Abends, am Wochenende und an Feiertagen nimmt der Assistent weiterhin Termine, Reservierungen und Anliegen auf – Sie sehen morgens alles aufbereitet.
Automatische Anrufannahme einrichten
Regel festlegen
Immer automatisch annehmen, nur bei besetzt oder nach einer bestimmten Klingeldauer – Sie bestimmen die Regel.
Rufumleitung aktivieren
Mit einer einfachen Rufumleitung Ihrer bestehenden Nummer ist die automatische Annahme aktiv – ohne neue Hardware.
Anliegen abarbeiten
Jeder automatisch angenommene Anruf erscheint als strukturierte Notiz mit Transkript, Priorität und Rückrufnummer.
Rufumleitung, Anrufbeantworter oder automatische Anrufannahme?
Technisch ist die Einrichtung einfach: Sie schalten eine Rufumleitung auf Ihre Empfango-Nummer — entweder für alle Anrufe, nur bei besetzt, nur wenn Sie nicht abheben oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten. Ab diesem Moment hebt die KI sofort ab, begrüßt Anrufer mit Ihrem Firmennamen und klärt das Anliegen in natürlicher Sprache. Ihre bestehende Rufnummer und Telefonanlage bleiben unverändert; die Umleitung funktioniert vom Festnetz genauso wie vom Handy.
Der Unterschied zur reinen Rufumleitung: Eine Umleitung verschiebt das Problem nur — irgendwo muss trotzdem ein Mensch abheben. Die automatische Anrufannahme beantwortet das Gespräch selbst: Sie klärt Standardfragen zu Öffnungszeiten, Preisen oder Abläufen sofort und erfasst bei allem anderen das Anliegen strukturiert mit Name, Rückrufnummer und Wunschtermin.
Der Unterschied zum Anrufbeantworter: Ein Band zeichnet auf und hofft, dass der Anrufer spricht — die meisten legen auf. Die KI führt stattdessen ein echtes Gespräch, stellt Rückfragen und bucht auf Wunsch direkt einen Termin in Ihrem Kalender. Statt einer Sprachnachricht bekommen Sie ein vollständiges Transkript mit Zusammenfassung per WhatsApp oder E-Mail.
Die Annahme-Regeln steuern Sie selbst: rund um die Uhr, nur außerhalb der Bürozeiten oder nur als Überlauf, wenn Ihr Team nicht abheben kann. So bleibt jeder Anruf zuerst bei Ihnen — und keiner mehr auf der Strecke.
Automatisch heißt nicht intransparent
Jeder automatisch angenommene Anruf beginnt mit einer klaren Ansage, dass ein KI-Assistent spricht und ob aufgezeichnet wird – wie es DSGVO und EU AI Act verlangen.
Die Verarbeitung läuft vollständig auf EU-Servern; Anrufaudio wird nicht dauerhaft gespeichert, Transkripte lassen sich jederzeit löschen.
Häufige Fragen zur automatischen Anrufannahme
Ihre bestehende Rufnummer leitet Anrufe per Rufumleitung an Empfango weiter – immer, bei besetzt oder nach einer eingestellten Klingeldauer. Die KI nimmt das Gespräch an, klärt das Anliegen und dokumentiert es für Sie.
Ja. Automatische Anrufannahme braucht nur eine Rufumleitung, die jede moderne Telefonanlage und jeder Mobilfunkanschluss beherrscht. Neue Hardware ist nicht nötig.
Ja. Typische Einstellungen: nur bei besetzter Leitung, nach 15–20 Sekunden Klingeln oder außerhalb der Öffnungszeiten. Sie können die Automatik jederzeit anpassen.
Sie erhalten zu jedem Gespräch eine Zusammenfassung mit Anliegen, Kontaktdaten und Priorität – im Dashboard und auf Wunsch per E-Mail oder WhatsApp. Termine bucht der Assistent direkt in Ihren Kalender.
Empfango startet ab 99 € im Monat, unabhängig davon, wie viele Anrufe automatisch angenommen werden. Monatlich kündbar, 30 Tage Geld-zurück-Garantie.
Ja. Die meisten Kunden nutzen die Annahme als Überlauf: Die KI übernimmt nur bei besetzt, nach mehrmaligem Klingeln oder außerhalb der Geschäftszeiten. Sie entscheiden per Rufumleitungs-Regel, wann die Automatik greift.
Sofort beim ersten Klingeln. Anrufer hören kein Freizeichen ins Leere und keine Warteschleife — die KI meldet sich direkt mit Ihrem Firmennamen.
Ja. Auf Android und iPhone richten Sie die Rufumleitung in wenigen Minuten über die Telefon-Einstellungen oder einen GSM-Code ein — bei besetzt, bei Nichtannahme oder für alle Anrufe. Eine App ist nicht nötig.
