EmpfangoKI-Telefonassistent für Hausmeisterservice und Facility Management
Hausverwaltungen erwarten eine Notfall-Hotline mit Reaktion in zwei bis vier Stunden. Empfango nimmt Störungen rund um die Uhr an, alarmiert Ihre Bereitschaft und dokumentiert jede Meldung für den Nachweis.
Ein KI-Telefonassistent für den Hausmeisterservice nimmt Störungsmeldungen von Mietern und Hausverwaltungen rund um die Uhr an, erfasst Objekt, Anliegen und Rückrufnummer und alarmiert bei Notfällen die Bereitschaft. Empfango macht genau das: Der Wasserschaden um 23 Uhr geht per Weiterleitung oder WhatsApp an den Techniker vom Dienst, der tropfende Hahn landet als Vorgang für den nächsten Tag. Das gilt für den Hausmeisterdienst mit drei Objekten genauso wie für den Facility-Dienstleister mit eigener Disposition.
Hausmeisterservice und Facility Management in Zahlen
Stand: 10/2026
Welche Anrufe Empfango im Hausmeisterservice übernimmt
Störungen von Mietern annehmen
Heizung kalt, Aufzug steht, Licht im Treppenhaus defekt: Empfango fragt Objekt, Wohnung, Art der Störung und Rückrufnummer ab und legt einen vollständigen Vorgang an. Mieter erfahren, was als Nächstes passiert, auf Wunsch in ihrer Sprache.
Notfälle an die Bereitschaft eskalieren
Wasseraustritt, Heizungsausfall bei Frost, Person im Aufzug: Was Sie als Notfall definieren, leitet Empfango sofort an die Bereitschaft weiter. Nimmt niemand ab, geht die Meldung per WhatsApp an die Rufbereitschaft, und der Anrufer bekommt einen Rückruf zugesagt.
Aufträge und Rückfragen der Hausverwaltung erfassen
Kleinreparatur beauftragen, Begehung abstimmen, Status einer Meldung erfragen: Empfango nimmt den Auftrag auf, bucht den Termin im Kalender und gibt Auskunft aus Ihrer Wissensbasis, bei LiteLog-Kunden auch zu erledigten Rundgängen am Objekt.
Ein Tag am Telefon eines Hausmeisterservice
Fünf typische Anrufe, wie sie bei Hausmeister- und Haustechnikdiensten eingehen, und was Empfango bei jedem davon tut, erfasst und auslöst.
- 05:50Hausverwaltung, Winterdienst-BereitschaftSchneefall seit vier Uhr, Gehweg vor dem Objekt Lindenstraße 12 noch nicht geräumt. Die Verwaltung will wissen, ob die Tour läuft.
- 08:15Mieterin, Störung meldenDer Aufzug im Haus Parkweg 3 steht seit gestern Abend, niemand eingeschlossen. Sie will wissen, wer sich kümmert.
- 10:20Hausverwaltung, Auftrag und RückfrageDie Verwaltung beauftragt den Austausch eines defekten Briefkastenschlosses und fragt, ob der Rundgang am Objekt Am Markt 7 diese Woche erledigt wurde.
- 14:30Interessent, WEG-VerwalterEin Verwalter sucht für 14 Wohnanlagen einen Hausmeisterservice mit Notfall-Hotline und bittet um ein Angebot.
- 23:40Mieter, Wasserschaden in der NachtWasser läuft aus der Decke im Bad, Wohnung Hochstraße 21, zweiter Stock. Der Mieter ist aufgeregt und weiß nicht, wo der Absperrhahn ist.
| Anruf | Was Empfango tut | Datensatz | Benachrichtigung |
|---|---|---|---|
| 05:50 · Hausverwaltung, Winterdienst-Bereitschaft | Empfango nimmt die Meldung an, erfasst Objekt und Adresse, ordnet sie der Winterdienst-Bereitschaft zu und nennt aus der Wissensbasis die vertraglich vereinbarte Räumzeit für das Objekt. | Vorgang „Winterdienst: Räumung angemahnt“ mit Objekt, Uhrzeit, Anruferin und Rückrufnummer. | WhatsApp an die Winterdienst-Bereitschaft mit Objekt und Adresse; Zusammenfassung per E-Mail ins Büro. |
| 08:15 · Mieterin, Störung melden | Empfango fragt Objekt, Etage, Art der Störung und Rückrufnummer ab, ordnet den Fall als Routine ein und nennt den Ablauf: Meldung an den Haustechniker, Rückruf nach Prüfung. | Vorgang „Aufzug außer Betrieb“ mit Objekt, Zeitstempel, Transkript und Zusammenfassung. | E-Mail-Zusammenfassung an die Disposition; bei LiteLog-Kunden zusätzlich Meldung am Objekt im LiteLog-Portal. |
| 10:20 · Hausverwaltung, Auftrag und Rückfrage | Empfango nimmt den Auftrag mit Objekt, Umfang und Ansprechpartner auf, prüft freie Termine im Kalender und bucht die Begehung. Zum Rundgang gibt Empfango bei LiteLog-Kunden Auskunft aus den Rundgangsdaten. | Auftrag „Briefkastenschloss Am Markt 7“ mit Termin, Ansprechpartner und Rückrufnummer. | Kalendereintrag für den Techniker; E-Mail mit Auftragsdetails an das Büro; Webhook an das Ticketsystem, falls angebunden. |
| 14:30 · Interessent, WEG-Verwalter | Empfango erfasst Firma, Ansprechpartner, Anzahl und Lage der Objekte, gewünschte Leistungen und Rückrufnummer und bucht einen Rückruftermin mit der Geschäftsführung. | Kontakt „Angebotsanfrage 14 Wohnanlagen“ mit allen Angaben und Transkript. | WhatsApp an die Geschäftsführung mit Kurzfassung; Kontakt in Brevo oder HubSpot, falls verbunden; Kalendereintrag für den Rückruf. |
| 23:40 · Mieter, Wasserschaden in der Nacht | Empfango erkennt den Notfall, erfasst Objekt, Wohnung und Rückrufnummer, nennt aus der Wissensbasis die Lage des Hauptabsperrhahns und leitet den Anruf an die Bereitschaftsnummer weiter. Nimmt dort nach etwa 25 Sekunden niemand ab, sagt Empfango einen Rückruf zu. | Notfall „Wasseraustritt Hochstraße 21“ mit Zeitstempel von Eingang, Weiterleitungsversuch und Alarmierung. | Weiterleitung an die Bereitschaft; bei Nichtannahme WhatsApp mit allen Details an die Rufbereitschaft und E-Mail an das Büro. |
Warum Hausmeisterdienste und FM-Betriebe Empfango einsetzen
Notfall-Hotline ohne Nachtschicht am Telefon
Die vertraglich geforderte Erreichbarkeit rund um die Uhr übernimmt Empfango. Ihre Bereitschaft wird nur bei echten Notfällen geweckt, Routinemeldungen warten dokumentiert bis zum Morgen.
Nachweis für Betreiberpflichten
Jede Störungsmeldung ist mit Uhrzeit, Anrufer, Objekt und Zusammenfassung dokumentiert. Bei Rückfragen der Hausverwaltung zeigen Sie, wann was gemeldet wurde und wer informiert war.
Festpreis, EU-Verarbeitung, bestehende Rufnummer
Empfango läuft mit Ihrer Nummer per Rufumleitung, ab 99 € im Monat ohne Nachbuchung. Sprachverarbeitung in der EU, feste KI-Ansage, Auftragsverarbeitungsvertrag in jedem Tarif.
Wo die Meldungen landen
Empfango übergibt jede Meldung dorthin, wo Ihr Betrieb sie bearbeitet: an die Bereitschaft, ins Büro, ins Ticketsystem oder ans Objekt.
LiteLog-Portal
Störungen landen direkt als Meldung am Objekt im LiteLog-Portal, mit Zeitstempel und Zusammenfassung. Fragt die Hausverwaltung nach dem Rundgang, antwortet Empfango aus den LiteLog-Daten.
WhatsApp und Telegram an die Bereitschaft
Notfälle gehen mit Objekt, Wohnung, Störung und Rückrufnummer als Nachricht an die Rufbereitschaft, auch wenn die Weiterleitung nicht angenommen wurde.
Webhook an CAFM oder Ticketsystem
Jeder Anruf löst auf Wunsch einen HTTP-Webhook mit den erfassten Feldern aus. So legt Ihr CAFM-, Ticket- oder Hausverwaltungssystem den Vorgang ohne Abtippen an.
Kalender
Begehungen, Reparaturtermine und Rückrufe prüft und bucht Empfango in Google Kalender, Outlook oder Calendly, inklusive Verschieben und Stornieren.
E-Mail und CRM
Zusammenfassung und Transkript gehen per E-Mail ins Büro; Interessenten werden als Kontakt in Brevo oder HubSpot angelegt.
Alles funktioniert auch ohne LiteLog: Rufumleitung, Wissensbasis und Benachrichtigungen reichen für den Start. LiteLog-Kunden bekommen die Meldung am Objekt und die Rundgangs-Auskunft zusätzlich.
Störungsannahme im Facility Management: vom Anruf zur dokumentierten Meldung
Die Störungsannahme im Facility Management besteht aus vier Schritten: Meldung annehmen, Dringlichkeit einordnen, zuständige Person alarmieren, Vorgang dokumentieren. Empfango erledigt alle vier im Gespräch. Der Assistent fragt gezielt nach Objekt, Wohnung oder Gebäudeteil, Art der Störung und Erreichbarkeit des Melders.
Die Dringlichkeit legen Sie fest. Typische Notfall-Kriterien sind Wasseraustritt, Heizungsausfall bei Frost, Stromausfall im Gebäude, Person im Aufzug oder eine Haustür, die nicht mehr schließt. Trifft eines zu, leitet Empfango den Anruf an die Bereitschaftsnummer weiter. Nimmt dort nach etwa 25 Sekunden niemand ab, geht die Meldung mit allen Details per WhatsApp oder Telegram an die Rufbereitschaft, und der Anrufer erhält die Zusage eines Rückrufs. Alles andere wartet als Vorgang bis zum nächsten Arbeitstag.
Hausverwaltungen vergeben den Hausmeisterservice zunehmend mit einer Notfall-Hotline im Vertrag und erwarten Einsatzbereitschaft innerhalb von zwei bis vier Stunden. Mit Empfango weisen Sie den ersten Teil davon nach: Die Hotline ist rund um die Uhr besetzt, jede Meldung trägt den Zeitstempel von Eingang und Alarmierung. Fragt die Verwaltung nach dem Stand, gibt Empfango Auskunft aus Ihrer Wissensbasis, bei LiteLog-Kunden auch dazu, ob der Rundgang am Objekt erledigt ist.
Im Winterdienst zählt die Räum- und Streupflicht. Fällt um vier Uhr morgens Schnee, rufen Hausverwaltungen, Mieter und Objektverantwortliche genau dann an, wenn die Kolonne schon unterwegs ist. Empfango nimmt diese Anrufe an, erfasst Objekt und Adresse und gibt sie per WhatsApp an die Winterdienst-Bereitschaft. In der Grünpflege-Saison gilt das Gleiche für Sturmschäden, Rückschnitt-Anfragen und Terminwünsche: Empfango prüft freie Termine im Kalender und bucht die Begehung direkt. Touren umplanen oder Fahrzeuge disponieren tut Empfango nicht; das bleibt bei Ihrer Disposition.
Betreiberpflichten verlangen den Nachweis, dass Störungen erkannt, gemeldet und bearbeitet wurden. Empfango liefert den ersten Teil dieser Kette automatisch: Zu jedem Anruf liegen Transkript, Zusammenfassung, Zeitstempel und die ausgelösten Benachrichtigungen im Dashboard. Per Webhook übergeben Sie die Meldung an Ihr CAFM- oder Ticketsystem, per E-Mail an die Hausverwaltung, oder sie landet direkt als Meldung am Objekt im LiteLog-Portal. Audiodateien werden standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert; der Nachweis entsteht aus Text.
Datenschutz bei Mieterdaten, Adressen und Zugängen
Eine Störungsmeldung enthält personenbezogene Daten: Name, Wohnung, Telefonnummer, manchmal Angaben zur Lebenssituation. Empfango erfasst nur, was für den Einsatz nötig ist, und verarbeitet Sprache in der EU: das Sprachmodell über Azure OpenAI in der EU-Region, die Spracherkennung über Deepgram in der EU; die Sprachausgabe läuft über ElevenLabs (US) auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Audiodateien werden standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert; Transkript und Zusammenfassung liegen in Ihrem Dashboard. Die vollständige Liste der Subprozessoren steht unter /datenschutz.
Empfango gibt am Telefon keine Adressen von Bewohnern, Schlüsselcodes, Zugangsdaten, Abwesenheiten oder Daten anderer Mieter heraus, auch nicht auf Nachfrage. Auskünfte kommen ausschließlich aus der Wissensbasis, die Sie freigegeben haben, etwa Sprechzeiten, Zuständigkeiten oder die Lage des Hauptabsperrhahns. Wer sich als Hausverwaltung ausgibt und Zugänge verlangt, bekommt einen Rückruf durch Ihr Team, keine Auskunft.
Jedes Gespräch beginnt mit einer festen Ansage zu KI-Einsatz und Aufzeichnung, die nicht vom Sprachmodell erzeugt wird (EU AI Act Art. 50, § 201 StGB, Art. 13 DSGVO). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist in jedem Tarif enthalten und unter /avv einsehbar. Für die Dokumentation gegenüber Hausverwaltung und Versicherer nutzen Sie Transkript und Zusammenfassung aus dem Dashboard.
Datenschutzerklärung mit Auftragsverarbeiter-Liste · AVV nach Art. 28 DSGVO
Was eine Notfall-Hotline kostet: Telefonservice oder Empfango
Ein menschlicher 24/7-Telefonservice rechnet Grundgebühr plus Minuten ab. Empfango kostet ab 99 € im Monat als Festpreis ohne Nachbuchung, Minuten inklusive.
| Anbieter | Grundpreis / Monat | Minutenpreis | Inklusivminuten |
|---|---|---|---|
| Die Telefonhelden, 24/7-Paket (menschlicher Telefonservice, Nürnberg) | ab 199 € im Monat | + 0,99 € je Gesprächsminute, 3 Monate Mindestlaufzeit | – |
| Empfango Solo | 99 € | 0 € (Festpreis) | 1.000 Min. inklusive |
| Empfango Start | 249 € | 0 € (Festpreis) | 2.500 Min. inklusive |
| Empfango Pro | 449 € | 0 € (Festpreis) | 5.000 Min. inklusive |
| Empfango Verbund | ab 899 € | 0 € (Festpreis) | unbegrenzt |
Bei 300 Gesprächsminuten im Monat liegt der menschliche 24/7-Service bei rund 500 €. Empfango startet bei 99 € im Monat, monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr. Alle Tarife unter /preise. Preisangaben des Wettbewerbers ohne Gewähr, Stand des Abrufs. Alle Tarife im Detail
In drei Schritten zur Notfall-Hotline
1. Rufumleitung einrichten
Sie behalten Ihre Rufnummer und leiten Anrufe an Empfango weiter: immer, bei besetzt oder nur außerhalb der Bürozeiten. Kein neues Gerät, keine neue Nummer auf dem Hinweisschild im Hausflur.
2. Objekte, Notfall-Kriterien und Bereitschaft hinterlegen
In der Wissensbasis stehen Ihre Objekte, Zuständigkeiten, Sprechzeiten und die Antworten auf häufige Fragen. Dazu die Notfall-Kriterien, die Bereitschaftsnummern und, in der Saison, die Winterdienst-Bereitschaft.
3. Kanäle verbinden und Testanruf
WhatsApp, Telegram, E-Mail, Kalender, Webhook oder LiteLog verbinden, dann einen Testanruf führen. Danach ist die Hotline besetzt, Transkript und Zusammenfassung landen im Dashboard.
Häufige Fragen von Hausmeisterservices und Facility-Dienstleistern
Er nimmt Anrufe von Mietern, Hausverwaltungen und Interessenten an, erfasst Objekt, Anliegen und Rückrufnummer, erkennt Notfälle nach Ihren Kriterien und alarmiert die Bereitschaft. Jede Meldung liegt danach als Zusammenfassung mit Transkript vor.
Sie hinterlegen die Kriterien, etwa Wasseraustritt, Heizungsausfall bei Frost oder Person im Aufzug. Empfango fragt im Gespräch gezielt nach und ordnet die Meldung danach ein.
Empfango versucht die Weiterleitung etwa 25 Sekunden lang. Nimmt niemand ab, geht die Meldung mit allen Details per WhatsApp, Telegram oder E-Mail an die Rufbereitschaft, und der Anrufer erhält die Zusage eines Rückrufs.
Ja. Mieter nennen Objekt, Wohnung und Störung; Empfango erfasst die Rückrufnummer und sagt, was als Nächstes passiert. Adressen, Schlüsselcodes oder Daten anderer Bewohner gibt Empfango nicht heraus.
Empfango stellt die Erreichbarkeit rund um die Uhr sicher und dokumentiert Eingang und Alarmierung mit Zeitstempel. Die zugesagte Reaktionszeit vor Ort bleibt Sache Ihrer Bereitschaft. Der Nachweis beginnt mit dem dokumentierten Anruf.
Ja. In der Saison nehmen Sie Winterdienst-Meldungen über dieselbe Nummer an; Empfango erfasst Objekt und Adresse und alarmiert die Winterdienst-Bereitschaft per WhatsApp. Terminanfragen für Grünpflege bucht Empfango direkt im Kalender.
Per E-Mail-Zusammenfassung, WhatsApp oder Telegram an die Bereitschaft, per Webhook an Ihr CAFM- oder Ticketsystem, als Kontakt in Brevo oder HubSpot oder direkt als Meldung am Objekt im LiteLog-Portal.
Nein. Empfango arbeitet eigenständig mit Rufumleitung, Wissensbasis und Benachrichtigungen. LiteLog-Kunden bekommen zusätzlich die Meldung am Objekt und die Auskunft zu erledigten Rundgängen.
Empfango kostet ab 99 € im Monat als Festpreis ohne Nachbuchung, monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr. Ein menschlicher 24/7-Telefonservice liegt laut öffentlicher Preisliste bei ab 199 € im Monat plus rund 1 € je Minute. Alle Tarife finden Sie unter /preise.
Ja. Die Sprachverarbeitung läuft in der EU, jedes Gespräch beginnt mit einer festen Ansage zu KI-Einsatz und Aufzeichnung, Audiodateien werden standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist in jedem Tarif enthalten.
