EmpfangoKI-Telefonassistent für die Gebäudereinigung
Zwischen 5 und 7 Uhr klingelt in Reinigungsbetrieben das Telefon: Krankmeldungen, Objektfragen, Ersatzbedarf. Empfango nimmt jeden Anruf an, erfasst Name, Objekt und Ausfalldauer und meldet die Krankmeldung sofort per WhatsApp an den Objektleiter.
Ein KI-Telefonassistent für die Gebäudereinigung nimmt Anrufe an, wenn Objektleiter und Büro nicht ans Telefon können: Krankmeldungen vor Schichtbeginn, Reklamationen von Auftraggebern, Anfragen für Sonderreinigungen und Bewerber. Empfango erfasst jedes Anliegen strukturiert mit Name, Rückrufnummer, Objekt und Anliegen, schickt die Zusammenfassung an die zuständige Person und legt Transkript und Zusammenfassung im Dashboard ab. Das funktioniert mit Ihrer bestehenden Rufnummer, ab 99 € im Monat als Festpreis ohne Nachbuchung.
Die Gebäudereinigung in Zahlen
Stand: 10/2026
Was Empfango für Ihren Reinigungsbetrieb erledigt
Krankmeldungen vor Schichtbeginn erfassen
Empfango nimmt Krankmeldungen rund um die Uhr an und erfasst Name, Objekt, Schicht und voraussichtliche Dauer. Der Objektleiter bekommt die Meldung sofort per WhatsApp und kann planen, statt zu telefonieren.
Reklamationen von Auftraggebern dokumentieren
Meldet eine Hausverwaltung oder ein Facility-Manager einen Mangel, erfasst Empfango Objekt, Bereich, Beschreibung und Rückrufnummer. Die Reklamation liegt als Vorgang mit Transkript vor, bevor jemand zurückruft.
Sonderreinigungen und Bewerber annehmen
Anfragen zu Glas-, Bau- oder Grundreinigung nimmt Empfango mit Objektart, Fläche und Wunschtermin auf. Bewerber bekommen Auskunft zu offenen Stellen aus Ihrer Wissensbasis und einen Termin für das Vorstellungsgespräch.
Ein Tag am Telefon eines Reinigungsbetriebs
Fünf typische Anrufe, die Empfango in einem Reinigungsbetrieb annimmt: Was Empfango im Gespräch tut, was im Dashboard landet und wer benachrichtigt wird.
- 05:40Reinigungskraft, Frühschicht BürohausKrankmeldung: „Ich kann heute nicht kommen, wahrscheinlich bis Mittwoch.“
- 09:10Hausverwaltung, Auftraggeberin eines WohnobjektsReklamation: Treppenhaus im Haus 12 seit zwei Wochen nicht gereinigt, Mieter beschweren sich.
- 11:30Interessent, Facility-Manager eines BürogebäudesAnfrage Sonderreinigung: Glasreinigung an 2.400 m² Fassade vor einem Kundentermin.
- 14:00Vertrieb eines Reinigungsmittel-GroßhändlersMöchte den Einkauf sprechen, „nur fünf Minuten“.
- 23:50Reinigungskraft, Nachtschicht LogistikhalleSteht vor dem Objekt, der Transponder öffnet das Tor nicht.
| Anruf | Was Empfango tut | Datensatz | Benachrichtigung |
|---|---|---|---|
| 05:40 · Reinigungskraft, Frühschicht Bürohaus | Empfango nimmt die Krankmeldung an, fragt Objekt, Schicht und voraussichtliche Dauer ab und bestätigt die Meldung. Nach dem Grund fragt es nicht. | Name, Rückrufnummer, Objekt, Schicht, Ausfall bis voraussichtlich Mittwoch, Transkript | WhatsApp an den zuständigen Objektleiter, Kopie per E-Mail ans Büro |
| 09:10 · Hausverwaltung, Auftraggeberin eines Wohnobjekts | Empfango erfasst Objekt, Bereich, Zeitraum und Dringlichkeit, sagt einen Rückruf durch die Objektleitung zu und nennt keine Ursache und keine Zusage zu Gutschriften. | Reklamation mit Objekt, Bereich, Beschreibung, Dringlichkeit, Ansprechpartnerin, Transkript | WhatsApp an die Objektleitung; mit LiteLog zusätzlich als Meldung im LiteLog-Portal am Objekt |
| 11:30 · Interessent, Facility-Manager eines Bürogebäudes | Empfango erfasst Objektart, Fläche, gewünschte Leistung, Wunschtermin und Kontaktdaten. Preise nennt es nicht, es kündigt ein Angebot nach Besichtigung an. | Anfrage mit Objekt, Fläche, Leistung, Termin, Firma, Rückrufnummer, Transkript | E-Mail an den Vertrieb, Kontakt per Brevo in die Liste „Anfragen“ |
| 14:00 · Vertrieb eines Reinigungsmittel-Großhändlers | Empfango stellt Vertriebsanrufe nicht durch. Es nimmt Firma, Anliegen und Rückrufnummer auf und sagt zu, dass sich jemand meldet, falls Bedarf besteht. | Vertriebsanruf mit Firma, Produkt, Rückrufnummer, Transkript | Keine Sofortbenachrichtigung, Eintrag in der Übergabeliste im Dashboard |
| 23:50 · Reinigungskraft, Nachtschicht Logistikhalle | Empfango erkennt den dringenden Fall und leitet an die hinterlegte Bereitschaftsnummer weiter. Nimmt dort nach dem Klingel-Timeout niemand ab, erfasst es das Anliegen und kündigt einen Rückruf an. | Zugangsproblem mit Objekt, Uhrzeit, Name, Rückrufnummer, Ergebnis der Weiterleitung, Transkript | Weiterleitung an die Bereitschaft; bei Nichterreichen WhatsApp an Bereitschaft und Objektleiter |
Darum nutzen Reinigungsbetriebe Empfango
Objektleiter telefonieren weniger
Krankmeldungen kommen gebündelt und strukturiert an, nicht als Dauerklingeln zwischen 5 und 7 Uhr. Der Objektleiter sieht auf einen Blick, wer in welchem Objekt fehlt.
Gesundheitsdaten sparsam verarbeitet
Bei einer Krankmeldung erfasst Empfango nur, dass jemand ausfällt und wie lange, nicht warum. Die Verarbeitung läuft in der EU, Audio wird nicht dauerhaft gespeichert, ein AVV ist enthalten.
Ohne neue Technik, ohne Branchensoftware
Empfango läuft mit Ihrer bestehenden Rufnummer und ohne planD, Blink oder andere Dispositionssoftware. Meldungen kommen per WhatsApp, E-Mail oder Webhook dorthin, wo Sie sie brauchen.
Wo die Meldungen landen
Empfango schickt jede Krankmeldung, Reklamation und Anfrage dorthin, wo Ihr Betrieb arbeitet: per WhatsApp an den Objektleiter, per E-Mail ins Büro, per Webhook in Ihre Software oder direkt ins LiteLog-Portal.
LiteLog-Portal
Nutzen Sie LiteLog für Rundgänge und Kontrollpunkte, landen Reklamationen und Störungen direkt als Meldung im LiteLog-Portal am betroffenen Objekt. Fragt ein Auftraggeber, ob die Reinigung heute erledigt wurde, gibt Empfango Auskunft aus den LiteLog-Rundgangsdaten.
WhatsApp an den Objektleiter
Krankmeldungen gehen nach dem Gespräch als Zusammenfassung per WhatsApp an den zuständigen Objektleiter: Name, Objekt, Schicht, voraussichtliche Dauer, Rückrufnummer. Auf Wunsch an mehrere Empfänger gleichzeitig, etwa Objektleiter und Büro.
Webhook in Ihre Branchensoftware
Nach jedem Anruf sendet Empfango Zusammenfassung, Transkript und die strukturiert erfassten Felder als Webhook an eine URL Ihrer Wahl. So landen Meldungen in planD, Blink, Crew Active oder jedem anderen System, das Webhooks annimmt. Empfango schreibt dort nichts ohne diese Schnittstelle.
Brevo für Anfragen und Bewerber
Kontaktdaten aus Angebotsanfragen und Bewerbergesprächen legt Empfango als Kontakt in einer Brevo-Liste an. Daraus werden Angebots-Nachfassmails oder Einladungen zum Vorstellungsgespräch, ohne Abtippen.
Kalender für Besichtigungen und Vorstellungsgespräche
Empfango prüft freie Termine in Google Calendar, Outlook, Cal.com oder Calendly und bucht Besichtigungen für Sonderreinigungen oder Termine mit Bewerbern direkt im Gespräch.
Empfango funktioniert auch ohne LiteLog und ohne Branchensoftware. WhatsApp, E-Mail und das Dashboard mit Transkript und Zusammenfassung sind in jedem Tarif enthalten.
Krankmeldung um 5:40 Uhr: was heute passiert und was Empfango ändert
In der Gebäudereinigung beginnt der Objektleiter den Tag oft mit mehreren Telefonaten, weil Krankmeldungen zwischen 5 und 7 Uhr eingehen und Ersatz gefunden werden muss. Der Krankenstand liegt mit rund 29 Fehltagen im Jahr an der Spitze aller Berufsgruppen, und 71,3 % der Betriebe meldeten in der BIV-Herbstumfrage 2024 einen gestiegenen Krankenstand. Jede Krankmeldung, die auf der Mailbox landet oder in einer Sammel-WhatsApp untergeht, kostet morgens Zeit, die im Objekt fehlt.
Empfango nimmt die Krankmeldung an, sobald der Anruf eingeht. Es erfasst Name, Rückrufnummer, Objekt oder Tour, die betroffene Schicht und die voraussichtliche Dauer des Ausfalls. Nach dem Gespräch geht eine Zusammenfassung per WhatsApp an den zuständigen Objektleiter, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail an das Büro. Die Ersatzplanung bleibt beim Objektleiter. Er startet aber mit einer Liste statt mit einem klingelnden Telefon.
Reklamationen laufen genauso: Meldet ein Auftraggeber einen nicht geleerten Papierkorb oder einen verschmutzten Sanitärbereich, erfasst Empfango Objekt, Bereich, Beschreibung, Dringlichkeit und Rückrufnummer. Transkript und Zusammenfassung liegen im Dashboard. So ist dokumentiert, wann die Beschwerde einging und was gemeldet wurde, bevor jemand zum Objekt fährt. Nutzen Sie LiteLog, landet die Meldung direkt im LiteLog-Portal beim Objekt.
Bewerber sind in der Branche eine eigene Anrufergruppe: Rund 48.000 Stellen sind unbesetzt, und viele Kandidaten rufen abends oder am Wochenende an. Empfango beantwortet Fragen zu offenen Stellen aus Ihrer Wissensbasis, erfasst Kontaktdaten und bucht auf Wunsch einen Termin für das Vorstellungsgespräch in Ihrem Kalender. Vertriebsanrufe und Lieferanten stellt Empfango nicht durch, sondern notiert einen Rückrufwunsch.
Dringende Anrufe leitet Empfango an eine hinterlegte Nummer weiter, etwa an die Bereitschaft oder die Inhaberin. Nimmt dort niemand ab, nimmt Empfango das Anliegen auf und kündigt einen Rückruf an. Was Empfango nicht tut: Es plant keine Ersatzkräfte ein und schreibt nicht ohne Webhook in Ihre Dispositionssoftware. Für planD-Kunden gibt es mit „Paula“ einen Assistenten mit Dispo-Zugriff. Für Betriebe ohne planD, also die große Mehrheit der 34.824 Reinigungsbetriebe in Deutschland, ist Empfango der Weg ohne Systemwechsel.
Datenschutz bei Krankmeldungen und Mitarbeiterdaten
Eine Krankmeldung ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO und damit besonders geschützt. Empfango verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter für Ihren Betrieb auf Grundlage des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG), ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist in jedem Tarif enthalten. Die Sprachverarbeitung läuft über Azure OpenAI in der EU-Region und Deepgram in der EU; die Sprachausgabe über ElevenLabs ist per AVV eingebunden. Alle Subprozessoren stehen in der Datenschutzerklärung.
Empfango erfasst bei einer Krankmeldung nur, dass jemand ausfällt und wie lange, nicht warum. Eine Diagnose wird nicht abgefragt, und nennt ein Anrufer den Grund von sich aus, wird er nicht weiterverfolgt. Audioaufnahmen werden standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert; es bleiben Transkript und Zusammenfassung im Dashboard. Das ist Datensparsamkeit nach Art. 5 DSGVO, umgesetzt im Gesprächsablauf.
Jeder Anruf beginnt mit einer festen Ansage, dass ein KI-Assistent spricht und ob das Gespräch aufgezeichnet wird. Dieser Wortlaut ist im System hinterlegt, wird nicht vom Sprachmodell erzeugt und erfüllt die Offenlegungspflicht nach Art. 50 EU AI Act sowie die Anforderungen aus § 201 StGB und Art. 13 DSGVO an die Information über eine Aufzeichnung.
Datenschutzerklärung mit Auftragsverarbeiter-Liste · AVV nach Art. 28 DSGVO
Was kostet das im Vergleich zu einem Telefonservice?
Empfango kostet ab 99 € im Monat als Festpreis ohne Nachbuchung. Ein menschlicher Telefonservice mit 24/7-Erreichbarkeit berechnet eine Grundgebühr plus Minutenpreis, bei 300 Gesprächsminuten im Monat sind das rund 500 €.
| Anbieter | Grundpreis / Monat | Minutenpreis | Inklusivminuten |
|---|---|---|---|
| Die Telefonhelden, 24/7-Paket (Branchenseite für Gebäudereiniger inkl. Krankmeldungskoordination) | ab 199 € pro Monat | 0,99 € pro Gesprächsminute, 3 Monate Mindestlaufzeit | – |
| Empfango Solo | 99 € | 0 € (Festpreis) | 1.000 Min. inklusive |
| Empfango Start | 249 € | 0 € (Festpreis) | 2.500 Min. inklusive |
| Empfango Pro | 449 € | 0 € (Festpreis) | 5.000 Min. inklusive |
| Empfango Verbund | ab 899 € | 0 € (Festpreis) | unbegrenzt |
Beide Modelle nehmen Anrufe rund um die Uhr an. Der Unterschied: Beim Telefonservice steigt die Rechnung mit jeder Minute, bei Empfango bleibt der Preis gleich und jede Krankmeldung kommt strukturiert mit Transkript an. Alle Tarife unter /preise. Alle Tarife im Detail
In drei Schritten eingerichtet
1. Objekte, Objektleiter und Wissen hinterlegen
Sie tragen im Dashboard ein, welche Objekte und Touren es gibt, welcher Objektleiter wofür zuständig ist und was Empfango zu Leistungen, offenen Stellen und Bürozeiten wissen soll.
2. Rufumleitung einrichten
Sie leiten Ihre bestehende Nummer an Empfango weiter: dauerhaft, nur von 17 bis 8 Uhr oder nur, wenn niemand abnimmt. Die Umleitung richten Sie bei Ihrem Telefonanbieter oder in der Telefonanlage ein, ohne neue Nummer.
3. Testanruf und Kanäle prüfen
Sie rufen selbst an, melden sich testweise krank und prüfen, ob die WhatsApp beim richtigen Objektleiter ankommt. Danach justieren Sie Fragen, Weiterleitungen und Empfänger, so oft Sie wollen.
Häufige Fragen aus der Gebäudereinigung
Empfango fragt Name, Objekt oder Tour, betroffene Schicht und voraussichtliche Dauer ab und bestätigt die Meldung dem Anrufer. Die Zusammenfassung geht sofort per WhatsApp oder E-Mail an den zuständigen Objektleiter, Transkript und Zusammenfassung liegen im Dashboard.
Nein. Empfango erfasst nur, dass jemand ausfällt und wie lange, nicht die Diagnose. Nennt ein Anrufer den Grund von sich aus, wird er nicht nachgefragt. So bleibt die Verarbeitung von Gesundheitsdaten auf das Nötige beschränkt.
Nein. Empfango erfasst die Krankmeldung und meldet sie weiter. Wer einspringt, entscheidet Ihr Objektleiter wie bisher, nur mit allen Angaben auf einen Blick statt nach drei Telefonaten. Eine automatische Ersatzanfrage ist kein Teil von Empfango.
Ja. Empfango spricht Deutsch, Englisch, Russisch und Ukrainisch und erkennt die Sprache des Anrufers automatisch.
Empfango erfasst Objekt, betroffenen Bereich, Beschreibung, Dringlichkeit und Rückrufnummer und leitet die Reklamation als Vorgang an die zuständige Objektleitung weiter. Mit LiteLog landet die Meldung direkt im Portal beim Objekt, ohne LiteLog kommt sie per WhatsApp, E-Mail oder Webhook.
Nein. Ohne Besichtigung nennt Empfango keine Preise. Es erfasst Objektart, Fläche, gewünschte Leistung und Wunschtermin und kündigt ein Angebot oder einen Rückruf an.
Nein. Empfango arbeitet mit Ihrer bestehenden Rufnummer und ohne Dispositionssoftware. Meldungen kommen per WhatsApp, E-Mail oder Webhook. Nutzen Sie planD, ist der dortige Assistent „Paula“ eine Alternative mit Dispo-Zugriff. Einen sachlichen Vergleich finden Sie auf unserer Seite planD Paula Alternative.
Nein. Sie leiten Anrufe an Empfango weiter: dauerhaft, nur außerhalb der Bürozeiten oder nur, wenn niemand abnimmt. Die Rufumleitung richten Sie bei Ihrem Telefonanbieter in wenigen Minuten ein.
Jeder Anruf beginnt mit einer festen Ansage, dass ein KI-Assistent spricht und ob das Gespräch aufgezeichnet wird. Dieser Wortlaut wird nicht vom Sprachmodell erzeugt und lässt sich nicht abschalten.
Empfango kostet ab 99 € im Monat als Festpreis ohne Nachbuchung, monatlich kündbar. Zum Vergleich: Ein menschlicher 24/7-Telefonservice beginnt bei rund 199 € im Monat plus etwa 1 € je Minute. Alle Tarife stehen auf der Preisseite.
