Stand: 28. Oktober 2026

planD-Kunden fahren mit Paula besser, weil sie direkt in der Disposition umplant; Reinigungsbetriebe ohne planD bekommen mit Empfango einen eigenständigen KI-Telefonassistenten zum Festpreis ab 99 € im Monat, ohne Softwarewechsel (Stand 14.10.2026).

planD Paula ist die KI-Assistentin der Berliner Branchensoftware planD und arbeitet innerhalb von planD; Empfango ist ein eigenständiger KI-Telefonassistent, der mit jeder Software arbeitet. Wer planD nutzt, bekommt mit Paula die tiefere Dispo-Integration; wer kein planD hat, braucht Paula nicht.

Beide nehmen Anrufe rund um die Uhr an und erfassen Krankmeldungen. Der Unterschied liegt dahinter: Paula fragt Ersatzkräfte an und gibt die Umplanung in planD frei. Empfango erfasst die Krankmeldung, meldet sie per WhatsApp, Telegram, E-Mail oder Webhook an die Einsatzleitung und überlässt die Umplanung Ihrem Team oder Ihrer Software. Dafür ist Empfango ab 99 € im Monat zum Festpreis nutzbar, ohne Softwarewechsel, siehe Preise.

Paula ist eine KI-Assistentin für Gebäudedienstleister, die in der Branchensoftware planD am Telefon, im E-Mail-Postfach und in der planD-App arbeitet und ihre Ergebnisse als Aufgaben direkt in planD anlegt (Stand 14.10.2026).

planD wird von der comm'on digital GmbH, Berlin (HRB 271121 B), entwickelt und bündelt Einsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Rechnungsprogramm für Gebäudereinigung, Hausmeisterservice sowie Garten- und Landschaftsbau. Die Startseite nennt über 800 Gebäudedienstleister als Kunden. Für die Software nannte das Handwerksblatt im Juli 2022 rund zehn Euro pro Mitarbeiter und Monat plus eine einmalige Einrichtungsgebühr; der Preis wird laut Mitgründer Tobias Wittekindt individuell verhandelt (Handwerksblatt, 21.07.2022). Auf pland.app selbst stehen keine Softwarepreise.

Die Produktseite von Paula beschreibt drei Kanäle. Am Telefon nimmt Paula rund um die Uhr ab, stellt Rückfragen und leitet die fertige Anfrage an die zuständige Person weiter. Im Postfach liest sie E-Mails, priorisiert, legt Aufgaben an und entwirft Antworten im Schreibstil des Betriebs. In der App ist sie per Sprache steuerbar und hat Zugriff auf die planD-Daten. Bei einer Krankmeldung in der App fragt Paula Ersatzkräfte an und gibt die Umplanung frei; aus Angebotsanfragen bereitet sie Angebote vor, die der Betrieb nur noch bestätigt. Preis: ab 99 € im Monat, je nach Umfang und Unternehmensgröße als individuelles Angebot. Eine Nutzung ohne planD wird auf der Seite nicht angeboten.

Bei der Disposition ist Paula tiefer als Empfango: Sie fragt bei einer Krankmeldung Ersatzkräfte an und gibt die Umplanung in planD frei. Empfango erfasst die Krankmeldung und meldet sie, plant aber nicht um.

Das ist der Kern des Unterschieds und er soll hier nicht kleingeredet werden. Wer Einsatzplanung, Zeiten und Lohn bereits in planD führt, hat mit Paula ein System, in dem der Anruf um 5:48 Uhr direkt zur besetzten Schicht wird, ohne dass jemand im Büro eingreift. Dazu kommt die E-Mail-Bearbeitung mit Antwortentwürfen und die Angebotsvorbereitung aus den planD-Daten. planD nennt auf der Paula-Seite Kundenstimmen, darunter die Aussage eines Reinigungsbetriebs, mit Paula im Schnitt rund zehn Arbeitsstunden pro Woche zu sparen.

Empfango bietet diese Dispo-Logik nicht an. Empfango plant keine Einsätze um, fragt keine Ersatzkräfte an und schreibt nicht in Fremdsysteme, außer über Webhook oder E-Mail. Wer genau diese Automatisierung sucht und planD nutzt, ist bei Paula richtig.

Empfango ist ein eigenständiger KI-Telefonassistent für Gebäudedienstleister, der ohne Branchensoftware funktioniert und mit jeder vorhandenen Software zusammenarbeitet, zum Festpreis ab 99 € im Monat mit 1.000 Minuten.

Konkret übernimmt Empfango am Telefon folgende Aufgaben: Anruf annehmen, Anliegen strukturiert erfassen (Name, Rückrufnummer, Objekt, Anliegen), Krankmeldungen aufnehmen, Störungen und Reklamationen dokumentieren, Fragen aus einer Wissensbasis beantworten, Termine prüfen und buchen, dringende Anrufe mit Klingel-Timeout an eine Bereitschaftsnummer weiterleiten. Jeder Anruf liegt als Transkript mit Zusammenfassung im Dashboard; die Benachrichtigung geht per WhatsApp, Telegram, E-Mail oder Webhook an die Person, die zuständig ist. Die Einsatzplanung bleibt, wo sie ist: in Blink, CleanManager, fortytools, Crew Active, in Excel oder in der WhatsApp-Gruppe der Objektleitung.

Zwei Dinge unterscheiden Empfango zusätzlich. Erstens die Branchenbreite: Neben Reinigung gibt es eigene Seiten und Abläufe für Sicherheitsdienste und Hausmeister-Services, etwa für Störungsannahme rund um die Uhr und Bereitschaft und Eskalation. planD adressiert Reinigung, Hausmeister und GaLaBau, nicht den Wachdienst. Zweitens die optionale Anbindung an LiteLog, das Rundgangs- und Kontrollpunktsystem derselben Firma: Meldungen landen direkt im LiteLog-Portal, und Empfango gibt Auftraggebern Auskunft zu Rundgängen aus LiteLog-Daten. Das ist eine Option, keine Voraussetzung; Empfango läuft auch ohne LiteLog.

Auf der Paula-Produktseite finden sich keine Angaben zu Verarbeitungsort, Sprachmodell oder Subprozessoren (Stand 14.10.2026); Empfango nennt diese Angaben in der Datenschutzerklärung und legt den AVV jedem Tarif bei.

Bei Empfango läuft der Betrieb auf Infrastruktur in Frankfurt am Main, das Sprachmodell über Azure OpenAI in der EU-Region. Anrufaudio wird standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert; wird eine Aufzeichnung aktiviert, wird sie spätestens 30 Tage nach dem Anruf gelöscht. Transkripte und Zusammenfassungen bleiben bis zur Löschung des Kontos oder auf Anforderung. Jeder Anruf beginnt mit einer festen Ansage, dass eine KI spricht. Die Liste der Unterauftragsverarbeiter, darunter Deepgram mit EU-Endpunkt, ElevenLabs und Twilio, steht offen in der Datenschutzerklärung; der AVV ist Vertragsbestandteil.

Für Krankmeldungen ist das relevant, weil Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO betroffen sind. Prüfen Sie bei jedem Anbieter, wo die Sprache verarbeitet wird, wie lange Audio liegt und ob ein AVV vorliegt. Bei planD fragen Sie diese Punkte am besten direkt an; wir haben sie auf den öffentlichen Seiten nicht gefunden.

Paula kostet ab 99 € im Monat als individuelles Angebot zusätzlich zur planD-Software; Empfango kostet ab 99 € im Monat als Festpreis mit 1.000 Minuten, ohne Einrichtungsgebühr und monatlich kündbar (Stand 14.10.2026).

Wer planD bereits bezahlt, ergänzt mit Paula ein System, das er ohnehin nutzt. Wer kein planD hat, müsste für Paula zuerst die Branchensoftware einführen, mit Einrichtung, Schulung und laufenden Kosten pro Mitarbeiter. Empfango setzt keine Software voraus; die Minuten sind enthalten, und bei Erschöpfung des Kontingents wird nichts automatisch nachgebucht. Alle Tarife stehen unter Preise. Wie sich diese Kosten gegen einen menschlichen Telefonservice rechnen, zeigt der Vergleich Telefonservice vs. KI-Telefonassistent.

planD-Kunden fahren mit Paula besser, weil sie in ihren eigenen Dispo-Daten umplant; Betriebe mit Blink, CleanManager, fortytools, Excel oder ohne Software sind mit Empfango richtig, weil es keinen Softwarewechsel verlangt.

Tabelle 2 ordnet typische Ausgangslagen zu. Zwei Ergänzungen: Wer zusätzlich zum Reinigungsgeschäft einen Sicherheits- oder Wachdienst betreibt, findet bei Empfango eigene Abläufe für Bereitschaft und Eskalation. Und wer vor allem sein E-Mail-Postfach automatisieren will, ist bei Paula besser aufgehoben; Empfango ist ein Telefonassistent mit WhatsApp- und Telegram-Kanal, kein E-Mail-Bearbeiter.

Technisch kann Empfango jede Meldung per Webhook oder E-Mail an ein Drittsystem übergeben; ob planD solche Eingänge annimmt, hängt von den Schnittstellen von planD ab und ist auf den öffentlichen Seiten nicht beschrieben.

Praktisch sinnvoll ist die Kombination vor allem dann, wenn ein Betrieb Empfango für Anrufe nutzt, die Paula nicht abdeckt, etwa für einen Wachdienst-Zweig mit Bereitschaftsweiterleitung. Für reine planD-Reinigungsbetriebe ist Paula das naheliegende Werkzeug. Eine ehrliche Empfehlung: Rufen Sie beide Demo-Nummern an und prüfen Sie, wie der Assistent eine Krankmeldung um 5:40 Uhr behandelt. Wie Empfango das macht, steht unter Krankmeldung telefonisch erfassen.

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