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Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

IQONEX GmbH
Eugen-Richter-Straße 45, 99085 Erfurt, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Jan Bamesberger
E-Mail: info@iqonex.de

2. Hosting in Deutschland, Verarbeitung in der EU

Empfango wird auf Infrastruktur in Deutschland (Rechenzentrum Frankfurt am Main) betrieben. Die Sprachverarbeitung des KI-Telefonassistenten erfolgt über Azure OpenAI (EU-Region). Die Spracherkennung (Deepgram, USA, über EU-Endpunkt), die Sprachsynthese (ElevenLabs, USA) und die Telefonie (Twilio, USA) erfolgen über in den USA ansässige Auftragsverarbeiter; diese Übermittlungen sind durch geeignete Garantien für den Drittlandtransfer abgesichert: EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO bzw. – soweit der Empfänger zertifiziert ist – das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Anrufaudio wird standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert. Soweit eine Audioaufzeichnung erfolgt, werden die Gesprächsteilnehmer zu Beginn des Gesprächs hierüber informiert; die Aufzeichnung wird spätestens 30 Tage nach dem Anruf automatisch gelöscht. Zur Erbringung der Leistung werden Transkripte und Gesprächszusammenfassungen verarbeitet und Ihnen bzw. dem auftraggebenden Unternehmen zur Verfügung gestellt. Bei Anrufen, die wir im Auftrag eines Unternehmenskunden bearbeiten, handeln wir als dessen Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist das auftraggebende Unternehmen. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung der vertraglich geschuldeten Leistung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir Daten zur Sicherstellung eines stabilen und missbrauchsfreien Betriebs verarbeiten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO besteht. Unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive der technischen und organisatorischen Maßnahmen und der vollständigen Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir Geschäftskunden bereit. Eingesetzt werden:

  • Azure OpenAI (EU-Region) – KI-Sprachverarbeitung
  • Deepgram (USA, EU-Endpunkt) – Sprache-zu-Text
  • ElevenLabs (USA, zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework) – Sprachsynthese (Text-zu-Sprache)
  • Platform.sh SAS (Upsun) – Hosting in Deutschland (Frankfurt am Main)
  • Twilio (USA) – Telefonie (Anrufzustellung)
  • Google LLC – reCAPTCHA v3 (Spam-Schutz für Webformulare)
  • Zahlungsdienstleister zur Abwicklung kostenpflichtiger Tarife
  • E-Mail-Versanddienstleister für Benachrichtigungen

4. Zugriffsdaten / Server-Logfiles

Beim Besuch dieser Website werden durch den Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind insbesondere: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs.

5. Cookies

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb und die Sicherheit erforderlich sind (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TTDSG). Soweit darüber hinausgehende, einwilligungspflichtige Cookies oder Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG. Analyse- oder Marketing-Tools, die eine Einwilligung erfordern, setzen wir derzeit nicht ein.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Demo-Rückruffunktion

Auf unserer Website können Interessenten über ein Webformular einen kostenlosen Demo-Anruf durch unseren KI-Telefonassistenten anfordern („Rückruf erhalten“-Schaltfläche). Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

  • Telefonnummer (zur Durchführung des angefragten Demo-Anrufs)
  • Einwilligungsnachweis (Zeitstempel der erteilten Einwilligung)
  • Zeitpunkt der Anfrage
  • IP-Adresse (gespeichert als Hashwert zum Schutz vor Missbrauch; keine Klartext-Speicherung)

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung ist die Nutzung der Demo-Rückruffunktion nicht möglich. Die erhobenen Daten werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht.

Zur Absicherung des Formulars gegen automatisierten Missbrauch (Spam-Schutz) setzen wir Google reCAPTCHA v3 ein. Das reCAPTCHA-Script von Google wird erst bei Betätigung des Rückruf-Formulars geladen — nicht beim bloßen Seitenaufruf. Dabei werden von Google Daten erfasst, u. a. IP-Adresse und Browser-Informationen. Die Verarbeitung durch Google erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Absicherung des Dienstes gegen Missbrauch). Google LLC hat seinen Sitz in den USA. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), dem Google LLC beigetreten ist. Weitere Informationen finden Sie in Googles Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy.

8. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung von Empfango können Sie ein Nutzerkonto anlegen. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) zur Bereitstellung des Kontos und der Leistung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Optional bieten wir die Anmeldung bzw. Registrierung über Ihr Google-Konto an („Mit Google anmelden“ sowie das Anmelde-Popup „Google One Tap“). Das hierfür erforderliche Skript von Google (accounts.google.com) wird ausschließlich geladen, nachdem Sie der Kategorie „Funktionell“ in unserem Cookie-Banner zugestimmt haben — ohne diese Einwilligung wird keine Verbindung zu Google hergestellt. Mit dem Laden des Skripts sowie bei Nutzung der Google-Anmeldung werden Daten an Google übermittelt, u. a. IP-Adresse, Browser-Informationen und — im Fall einer Anmeldung — die mit Ihrem Google-Konto verknüpften Profildaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse). Rechtsgrundlage für das Laden des Skripts und die damit verbundene Datenübermittlung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG; für die anschließende Kontoanlage bzw. -anmeldung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Anbieter ist die Google Ireland Limited bzw. Google LLC (USA); zur Drittlandübermittlung siehe Ziffer 10. Weitere Informationen finden Sie in Googles Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy.

9. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen gilt:

  • Anrufaudio (sofern aufgezeichnet): Löschung spätestens 30 Tage nach dem Anruf.
  • Transkripte und Gesprächszusammenfassungen: Speicherung für die Dauer der Geschäftsbeziehung bzw. bis zu einer Löschanforderung; eine Mindestaufbewahrung kann sich aus Art. 26 Abs. 6 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 ergeben.
  • Daten der Demo-Rückruffunktion: Löschung spätestens nach 90 Tagen (siehe Ziffer 7).
  • Nutzungs- und Nachrichtenprotokolle (z. B. SMS-/E-Mail-Versand): in der Regel 90 Tage.
  • Nutzerkonto-Daten: bis zur Löschung des Kontos.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks bzw. Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht oder gesperrt.

10. Empfänger und Drittlandübermittlung

Eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt vorrangig innerhalb der Europäischen Union. Bestimmte Auftragsverarbeiter sind jedoch in den USA ansässig (Deepgram – Spracherkennung, über EU-Endpunkt; ElevenLabs – Sprachsynthese; Twilio – Telefonie; Google LLC – reCAPTCHA sowie Google-Anmeldung/Google One Tap). Übermittlungen in diese Drittländer erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, bzw. – soweit der Empfänger zertifiziert ist – auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO).

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gemäß DSGVO folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

12. Widerruf von Einwilligungen

Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Um Ihre Einwilligung zur Demo-Rückruffunktion zu widerrufen, wenden Sie sich bitte an info@iqonex.de.

13. Aktualität

Stand: Juni 2026