Sicherheitsdienst: Anrufe automatisch sortiert – nur Kunden erreichen die Geschäftsführung

Die Ausgangslage

Bei der Sekuris Dienstleistungen GmbH & Co. KG kamen die meisten Anrufe nicht von Kunden, sondern aus den eigenen Reihen: Mitarbeiter wollten Gehaltsfragen direkt am Telefon klären oder spontan ihren Urlaubsantrag stellen. Dazu kamen regelmäßig Anrufe von Bewerbern, die sich nach offenen Stellen erkundigten.

Das Ergebnis: Die Leitung der Geschäftsführung war dauerhaft belegt – und die Anrufe, auf die es wirklich ankommt, nämlich Anfragen von Kunden und Interessenten, gingen im Grundrauschen unter oder landeten in der Warteschleife.

Die Lösung mit Empfango

Heute nimmt der KI-Telefonassistent von Empfango jeden Anruf an, erkennt das Anliegen – und sortiert es automatisch in den richtigen Kanal:

• Mitarbeiteranliegen wie Gehaltsfragen oder Urlaubsanträge: Die KI verweist freundlich auf den dafür vorgesehenen E-Mail-Kanal, wo die Anliegen geordnet bearbeitet werden.
• Bewerbungen und Job-Anfragen: Die KI verweist auf die Website, auf der alle offenen Stellen ausgeschrieben sind.
• Kundenanfragen: Der Anruf wird direkt live an den Geschäftsführer weitergeleitet – ohne Umweg, ohne Warteschleife.

Das Ergebnis

Die Geschäftsführung wird nur noch dann am Telefon unterbrochen, wenn es geschäftlich relevant ist. Alle anderen Anliegen landen geordnet im richtigen Kanal – und kein Anruf bleibt unbeantwortet.

• Drei Anliegen-Typen – Mitarbeiter, Bewerber, Kunden – werden automatisch erkannt und richtig geleitet.
• Gehaltsfragen und Urlaubsanträge kommen gebündelt per E-Mail an statt zwischen Tür und Angel am Telefon.
• Bewerber finden direkt zu den ausgeschriebenen Stellen auf der Website.
• Kundenanfragen erreichen den Geschäftsführer sofort per Live-Weiterleitung.