Was ist ein Telefonbot?

Der Begriff Telefonbot wird oft synonym zu Voicebot oder KI-Telefonassistent verwendet. Gemeint ist in allen Fällen ein System, das Anrufe ohne menschliches Zutun entgegennimmt. Ein klassischer Telefonbot folgte starren Skripten und Tastenmenüs (IVR); ein KI-Telefonbot versteht dagegen frei formulierte Sätze und führt ein echtes Gespräch.

Im geschäftlichen Einsatz nimmt ein Telefonbot zum Beispiel Termine, Reservierungen oder Serviceanfragen auf, beantwortet wiederkehrende Fragen rund um die Uhr und leitet Wichtiges strukturiert an das Team weiter. So bleibt ein Unternehmen erreichbar, auch wenn niemand frei ist – ohne Warteschleife und ohne Besetztzeichen.

Technisch arbeitet ein KI-Telefonbot in drei Schritten: Spracherkennung wandelt das Gesagte in Text um, ein großes Sprachmodell versteht das Anliegen und formuliert die Antwort, und eine Sprachsynthese gibt sie als natürliche Stimme aus – meist in unter einer Sekunde, sodass sich das Gespräch flüssig anfühlt.

Für deutsche Unternehmen ist beim Einsatz eines Telefonbots der Datenschutz entscheidend: Wo wird die Sprache verarbeitet, und gibt es eine transparente KI-Ansage gemäß DSGVO und EU AI Act? Empfango ist ein solcher Telefonbot – die Sprachverarbeitung läuft auf EU-Servern, jedes Gespräch beginnt mit einer klaren Ansage zu KI-Einsatz und Aufzeichnung, und Anrufaudio wird nicht dauerhaft gespeichert.