EmpfangoDie kurze Antwort
Ein menschlicher 24/7-Telefonservice kostet einen Reinigungsbetrieb mit 40 Mitarbeitern bei 300 Gesprächsminuten im Monat rund 500 €. Eine anteilige Bürokraft kostet rund 480 € bei Erreichbarkeit nur am Vormittag. Ein KI-Telefonassistent kostet ab 99 € im Monat zum Festpreis.
Die Telefonservice Kosten für einen Reinigungsbetrieb hängen weniger vom Tarif ab als vom Anrufprofil: Krankmeldungen zwischen fünf und sieben Uhr, Auftraggeber zu Bürozeiten, Bewerber am Nachmittag. Dieser Artikel rechnet die drei Optionen für einen Beispielbetrieb durch, mit Preisen von den Anbieter-Websites und offengelegten Annahmen. Den allgemeinen Vergleich zwischen Telefonservice und KI-Telefonassistent über alle Branchen finden Sie unter Telefonservice vs. KI-Telefonassistent; hier geht es nur um den Reinigungsfall.
Der Beispielbetrieb: 40 Mitarbeiter, 18 Objekte, zwei Objektleitungen
Der Beispielbetrieb hat 40 Reinigungskräfte, 18 Objekte in der Unterhaltsreinigung, zwei Objektleitungen, den Inhaber und eine Teilzeit-Bürokraft mit 20 Wochenstunden am Vormittag. Alle Werte sind Annahmen und lassen sich durch Ihre eigenen ersetzen.
- Anrufe: rund 12 pro Werktag, dazu einzelne am Wochenende; insgesamt etwa 300 Gesprächsminuten im Monat.
- Spitzen: zwei bis drei Krankmeldungen zwischen 5 und 7 Uhr, Auftraggeber und Hausverwaltungen zwischen 9 und 16 Uhr, Bewerber am Nachmittag, Vertriebsanrufe über den Tag verteilt.
- Wer heute abnimmt: vor 9 Uhr die Objektleitung oder der Inhaber auf dem Handy, von 9 bis 13 Uhr die Bürokraft, danach wieder Handy oder Mailbox.
- Branchenrahmen: 85 % Lohnkostenanteil, 71,3 % der Betriebe mit gestiegenem Krankenstand, 48.000 unbesetzte Stellen (BIV 2025; Herbstumfrage 2024 zitiert nach bkvfirmenservice.de). Warum die Krankmeldung so teuer ist, rechnet der Artikel Krankenstand Gebäudereinigung: Zeit am Telefon vor.
Option 1: Menschlicher Telefonservice
Menschliche Telefonservices berechnen eine Grundgebühr zwischen 49 und 199 € im Monat plus 0,75 bis 1,34 € je Gesprächsminute. Bei 300 Minuten im Monat ergibt das zwischen rund 330 und 500 €.
Die Telefonhelden aus Nürnberg sind der einzige Anbieter mit einer eigenen Seite für Gebäudereiniger. Dort stehen Qualifizierung von Anfragen zu Unterhalts-, Sonder- und Glasreinigung sowie „Krankmeldungskoordination“ als Leistungen. Die Tarife laut Tarifseite (abgerufen 14.10.2026): Starter ab 49,99 € plus 0,99 € je Minute ab der 26. Minute, Basis 59,99 € plus 0,89 €, Power 69,99 € plus 0,79 €, Premium 79,99 € plus 0,75 €, jeweils zu Bürozeiten; das 24/7-Paket kostet ab 199 € plus 0,99 € je Minute. Mindestlaufzeit drei Monate. Büroservice24 nennt auf der Produktseite 49, 79 und 99 € im Monat plus 0,94 bis 1,34 € je Minute, ohne Branchenseite.
Für den Beispielbetrieb: Bürozeiten-Tarif Basis bei 300 Minuten: 59,99 € plus 267 € = rund 327 € im Monat. Damit landen die Krankmeldungen um 5 Uhr weiter bei der Objektleitung. Das 24/7-Paket deckt sie ab: 199 € plus 297 € = rund 496 € im Monat, rund 5.950 € im Jahr. Steigt das Volumen auf 600 Minuten, verdoppelt sich der Minutenanteil.
Option 2: Eigene Bürokraft, anteilig gerechnet
Eine Teilzeit-Bürokraft mit 20 Wochenstunden kostet den Betrieb in der Annahme 1.600 € im Monat an Arbeitgeberkosten. Entfallen 30 % ihrer Zeit auf das Telefon, sind das 480 € im Monat für Erreichbarkeit an 20 von 168 Wochenstunden.
Der Vorteil ist nicht zu unterschätzen: Die Bürokraft kennt Objekte, Auftraggeber und Kolleginnen, erkennt am Namen, wer anruft, und kann selbst Ersatz anrufen. Der Nachteil liegt in den Zeiten. Vor 9 Uhr, nach 13 Uhr, im Urlaub und bei eigener Krankheit ist der Platz leer. Der Zeiterfassungs-Anbieter clockin wirbt mit der Aussage, dass „jeder dritte Anruf in kleinen Betrieben ins Leere“ gehe (Anbieterangabe, abgerufen 14.10.2026); eine unabhängige Branchenzahl dazu gibt es nicht. Für die Rechnung zählt: Die 480 € kaufen Erreichbarkeit zu den Zeiten, in denen die wenigsten Krankmeldungen kommen.
Wer die Bürokraft ohnehin für Rechnungen, Angebote und Personal braucht, rechnet den Telefonanteil nicht als Ersparnis, sondern als Zeit, die für diese Aufgaben frei wird.
Option 3: KI-Telefonassistent
Ein KI-Telefonassistent wie Empfango kostet ab 99 € im Monat zum Festpreis ohne Nachbuchung von Minuten und nimmt rund um die Uhr an, auch um fünf Uhr morgens und am Sonntag.
Empfango nimmt jeden Anruf an, erkennt das Anliegen und erfasst Name, Rückrufnummer, Objekt und Anliegen. Die Krankmeldung geht per WhatsApp, Telegram oder E-Mail an die Objektleitung, ohne Diagnose, nur mit Ausfall und voraussichtlicher Dauer; der Ablauf ist unter Krankmeldung telefonisch erfassen beschrieben. Auftraggeber bekommen Auskünfte aus der Wissensbasis, Bewerber einen Termin, Vertriebsanrufe werden als Rückruf notiert und nie durchgestellt. Dringende Anrufe leitet Empfango an eine hinterlegte Nummer weiter; nimmt niemand ab, wird ein Rückruf erfasst. Jedes Gespräch liegt als Transkript mit Zusammenfassung im Dashboard, Reinigungskräfte können in ihrer Sprache anrufen.
Was Empfango nicht tut: keine Ersatzkräfte anrufen, keinen Dienstplan ändern, nichts in Branchensoftware schreiben, wenn kein Webhook eingerichtet ist. Welcher Tarif zu 300 Minuten im Monat passt, steht unter Preise.
Der Vergleich in Zahlen
Bei 300 Gesprächsminuten im Monat liegt der menschliche 24/7-Service bei rund 496 € im Monat, die anteilige Bürokraft bei rund 480 € und Empfango bei einem Festpreis ab 99 €. Nur zwei der drei Optionen decken die Krankmeldung um 5 Uhr ab.
| Option | Grundgebühr pro Monat | Minutenpreis | Kosten bei 300 Min./Monat | Kosten pro Jahr | Erreichbarkeit |
|---|---|---|---|---|---|
| Die Telefonhelden, 24/7-Paket | ab 199 € | 0,99 € | ca. 496 € | ca. 5.950 € | rund um die Uhr |
| Die Telefonhelden, Basis | 59,99 € | 0,89 € | ca. 327 € | ca. 3.920 € | Bürozeiten |
| Büroservice24 | 49–99 € | 0,94–1,34 € | ca. 330–500 € | ca. 3.970–6.010 € | je nach Tarif |
| Eigene Bürokraft, 30 % von 20 Wochenstunden (Annahme) | – | – | ca. 480 € | ca. 5.760 € | Mo–Fr vormittags |
| Empfango | ab 99 € Festpreis | keine Nachbuchung | ab 99 € | ab 1.188 € | rund um die Uhr |
Was der Preis nicht zeigt
Der Monatspreis ist nur ein Teil des Vergleichs. Entscheidend sind Ersatzsuche, Erfassungsqualität, Datenschutz, Laufzeit und das Verhalten bei steigendem Volumen.
- Ersatzsuche: Ein menschlicher Service kann nach Absprache Kolleginnen anrufen, Empfango nicht. Dafür liegt die Meldung bei Empfango in unter einer Minute strukturiert bei der Objektleitung, die Ersatzsuche beginnt also früher.
- Erfassung: Beide Varianten liefern eine Notiz. Empfango liefert zusätzlich das Transkript, damit Rückfragen wie „Hat sie den Schlüssel erwähnt?“ nicht offen bleiben.
- Datenschutz: Eine Krankmeldung ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO. Beide Varianten brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Empfango verarbeitet in der EU, speichert Audio nicht dauerhaft und beginnt jedes Gespräch mit einer festen KI-Ansage; Details unter Datenschutz.
- Laufzeit: Die Telefonhelden nennen drei Monate Mindestlaufzeit, Empfango ist monatlich kündbar.
- Volumen: Bei 600 statt 300 Minuten steigt der menschliche 24/7-Service auf rund 793 € im Monat, der Festpreis bleibt.
- Sprache: Viele Reinigungskräfte melden sich lieber in ihrer Muttersprache krank. Empfango ist mehrsprachig; bei menschlichen Services hängt das vom Team ab.
Häufige Fragen
Mit menschlichen Agenten zwischen rund 330 € (Bürozeiten) und 500 € (rund um die Uhr) bei 300 Gesprächsminuten, auf Basis der Tarife von Die Telefonhelden und Büroservice24 (abgerufen 14.10.2026). Ein KI-Telefonassistent wie Empfango kostet ab 99 € im Monat zum Festpreis.
Wenn Krankmeldungen und Auftraggeber-Anrufe heute bei der Objektleitung landen, ja. Zwölf Anrufe à vier Minuten sind 200 Stunden im Jahr je Objektleitung; was das kostet, rechnet der Rechner für die Telefonzeit der Objektleitung mit Ihren Werten.
Nur in 24/7-Tarifen, bei den Telefonhelden ab 199 € im Monat plus Minutenpreis. Bürozeiten-Tarife und eine Vormittags-Bürokraft decken die Zeit zwischen 5 und 7 Uhr nicht ab. Empfango nimmt rund um die Uhr an, ohne Aufpreis.
Die Objektleitung oder der Disponent, wie heute. Empfango meldet den Ausfall mit Name, Objekt, Dauer und Rückrufnummer; die Entscheidung, wer einspringt, bleibt im Betrieb. Mehr dazu auf der Seite KI-Telefonassistent für die Gebäudereinigung.
Fazit: Erreichbarkeit zu den Zeiten, in denen angerufen wird
Für den Beispielbetrieb mit 40 Mitarbeitern liegen menschlicher 24/7-Service und anteilige Bürokraft bei rund 480 bis 500 € im Monat, ein KI-Telefonassistent ab 99 €. Der wichtigere Unterschied ist die Uhrzeit: Krankmeldungen kommen, bevor das Büro besetzt ist. Wer nur den Tarif vergleicht, übersieht, dass die günstigste Bürozeiten-Variante den teuersten Anruf des Tages nicht abdeckt. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Anruf- und Minutenzahlen, und prüfen Sie, welche Option die Anrufe um 5 Uhr annimmt.