EmpfangoDie kurze Antwort
Eine Objektleitung in der Gebäudereinigung verbringt bei zwölf Anrufen am Tag rund 200 Stunden im Jahr am Telefon. Bei 35 € Arbeitgeberkosten pro Stunde sind das etwa 7.000 € pro Jahr und Objektleitung, allein für die Annahme der Anrufe.
Der Krankenstand in der Gebäudereinigung treibt diese Zahl. 71,3 % der Betriebe melden seit Einführung der telefonischen Krankschreibung einen gestiegenen Krankenstand; in Bayern lag die Branche 2023 mit 29,1 Fehltagen je Beschäftigten an der Spitze aller Berufsgruppen. Jede dieser Krankmeldungen ist ein Anruf, meist zwischen fünf und sieben Uhr, meist bei der Objektleitung. Dieser Artikel rechnet vor, was das kostet, und zeigt, welchen Teil davon ein KI-Telefonassistent übernimmt und welchen nicht.
Die Zahlen: Krankenstand und Personal in der Gebäudereinigung
Die Gebäudereinigung ist mit 34.824 Betrieben und 27,55 Mrd. € Umsatz das beschäftigungsstärkste Handwerk in Deutschland; 85 % der Kosten sind Lohnkosten. Jede Stunde, die eine Objektleitung am Telefon statt im Objekt verbringt, trifft eine knappe Kalkulation.
- Was die Tabelle nicht enthält: Es gibt keine Branchenstatistik dazu, wie viele Anrufe eine Objektleitung pro Tag annimmt. Die Werte im Rechenbeispiel unten sind deshalb Annahmen, die Sie im Rechner für die Telefonzeit der Objektleitung durch Ihre eigenen Zahlen ersetzen.
- Die Zahl 29,1 Tage stammt aus Bayern. Eine bundesweite Fehltage-Zahl je Beschäftigten weist der BIV-Branchenreport 2025 nicht aus.
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Betriebe mit gestiegenem Krankenstand seit telefonischer Krankschreibung | 71,3 % | BIV-Herbstumfrage 2024, zitiert nach bkvfirmenservice.de |
| Krankenstand Reinigungsberufe, Kalendertage je Beschäftigten (Bayern 2023, Platz 1 aller Berufsgruppen) | 29,1 Tage | BKK Bayern, zitiert nach bkvfirmenservice.de |
| Lohnkostenanteil am Umsatz | 85 % | BIV-Branchenreport 2025 |
| Betriebe im Gebäudereiniger-Handwerk | 34.824 | BIV-Branchenreport 2025 |
| Beschäftigungsverhältnisse (2024) | 1.005.213 | BIV / rationell reinigen, 20.07.2026 |
| Umsatz der Branche | 27,55 Mrd. € | BIV-Branchenreport 2025 |
| Unbesetzte Stellen | 48.000 | BIV 2025, zitiert nach bkvfirmenservice.de |
Warum die Krankmeldung bei der Objektleitung landet
Die Krankmeldung läuft in der Gebäudereinigung fast immer über das Telefon, weil die Reinigungskraft um fünf Uhr morgens niemanden erreicht außer der Objektleitung oder dem Inhaber.
Die Branchensoftware Blink beschreibt den Alltag so: „Besonders in den frühen Morgenstunden heißt es dann: Ersatz finden, Schichten umstellen oder selbst einspringen. Nicht selten beginnen [Objektleiter] ihren Tag mit mehreren Telefonaten.“ (Blink-Blog „Objektleiter“, 08.05.2025). Die Fachzeitschrift rationell reinigen stellt im Mai 2026 fest, dass Krankmeldungen weiterhin „auf klassischem Wege“ per Telefon mit der Objektleitung laufen (Beitrag „Intelligente Vernetzung“, 25.05.2026), und schreibt im September 2026: „In vielen Reinigungsdienstleistungen bleibt das Telefon die zentrale Drehscheibe des Tagesgeschäfts“ (rationell reinigen, 28.09.2026, nach Angaben von PlanD).
Dazu kommt die Struktur der Branche. Rund 2.500 Innungsbetriebe mit durchschnittlich 250 Beschäftigten halten etwa 85 % des Marktes; die übrigen rund 32.000 Betriebe sind Klein- und Kleinstbetriebe, oft ohne eigene Bürokraft. Dort ist die Objektleitung oder der Inhaber die Telefonzentrale, auch um fünf Uhr und am Wochenende. Wer gerade selbst im Objekt steht, nimmt den Anruf an oder verliert ihn an die Mailbox.
Hinzu kommt die Uhrzeit. Die Unterhaltsreinigung in Büros und Praxen beginnt oft vor sechs Uhr, die Krankmeldung kommt also, bevor der Arbeitstag der Objektleitung angefangen hat. Wer um 5:30 Uhr am Telefon Ersatz organisiert, hat seine erste Stunde verbraucht, bevor er im ersten Objekt steht. Diese Stunde taucht in keiner Stundenabrechnung auf, aber in jeder Kalkulation.
Das Rechenbeispiel: Anrufe pro Tag × Minuten × Stundensatz
Die Telefonzeit einer Objektleitung ergibt sich aus drei Größen: Anrufe pro Tag, Minuten pro Anruf und Arbeitgeberkosten pro Stunde. Zwölf Anrufe à vier Minuten sind bei 250 Arbeitstagen 200 Stunden im Jahr.
- Anrufe pro Tag: 12 (Annahme). Darin zwei bis drei Krankmeldungen in der Früh, Rückfragen wie „Wo muss ich heute hin?“, Anrufe von Auftraggebern, Bewerbern und Lieferanten.
- Minuten pro Anruf: 4 (Annahme). Eine Krankmeldung ohne Rückfragen dauert zwei Minuten, mit Rückfragen zu Objekt, voraussichtlicher Dauer und Schlüssel eher fünf.
- Telefonzeit pro Tag: 12 × 4 = 48 Minuten. Pro Jahr bei 250 Arbeitstagen: 200 Stunden.
- Arbeitgeberkosten pro Stunde: 35 € (Annahme, inklusive Lohnnebenkosten; setzen Sie Ihren Wert ein).
- Kosten pro Jahr und Objektleitung: 200 Stunden × 35 € = 7.000 €.
- Bei drei Objektleitungen im Betrieb: 21.000 € pro Jahr, nur für die Annahme der Anrufe.
Was in der Rechnung fehlt
Die reine Gesprächszeit unterschätzt den Verlust, weil jeder Anruf eine Tätigkeit im Objekt unterbricht, die Ersatzsuche erst danach beginnt und die Meldung anschließend dokumentiert werden muss.
- Ersatzsuche: Wer nach einer Krankmeldung drei Kolleginnen anruft, bis eine zusagt, braucht pro Ausfall weitere 15 bis 20 Minuten. Diese Zeit bleibt auch mit einem Telefonassistenten bei der Disposition, sie beginnt aber mit einer vollständigen Meldung statt mit einer Rückfrage.
- Unterbrechung: Die Qualitätskontrolle im Objekt stoppt, das Gespräch mit dem Auftraggeber bricht ab. Das lässt sich nicht in Minuten messen, kostet aber jeden Tag.
- Mailbox: Eine Krankmeldung um 5:10 Uhr auf der Mailbox wird um 6:30 Uhr abgehört. Das Objekt war um 6 Uhr unbesetzt, der Auftraggeber reklamiert. Die Reklamation ist der nächste Anruf, mit eigener Dokumentation.
- Dokumentation: Eine Krankmeldung ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO. „Papierzettel, Wandkalender und Sammel-WhatsApp“ sind laut einem Branchenbeitrag von hagel-it (2026) noch Alltag; nachweisbar gegenüber dem Auftraggeber ist davon nichts.
- Nach 17 Uhr und am Wochenende: Anrufe landen auf dem privaten Handy des Inhabers oder gar nicht.
Was Empfango übernimmt und was nicht
Empfango nimmt die Krankmeldung um fünf Uhr an, erfasst Name, Rückrufnummer, Objekt und voraussichtliche Dauer und meldet sie per WhatsApp, Telegram oder E-Mail an die Objektleitung. Die Ersatzsuche bleibt bei Ihnen.
Der Ablauf entspricht dem Gespräch mit einem Menschen, nur ohne Wartezeit und ohne Mailbox. Empfango fragt keine Diagnose ab, sondern nur, ob und bis wann die Person ausfällt. Jedes Gespräch beginnt mit einer festen Ansage, dass ein KI-Assistent spricht; die Verarbeitung läuft in der EU, Audio wird nicht dauerhaft gespeichert. Transkript und Zusammenfassung liegen im Dashboard, die Meldung ist also dokumentiert, bevor die Objektleitung den ersten Rückruf startet. Wer LiteLog nutzt, bekommt die Meldung zusätzlich im LiteLog-Portal; Voraussetzung ist das nicht. Die Einrichtung läuft über die bestehende Nummer: Per Rufumleitung nimmt Empfango dauerhaft ab oder nur dann, wenn die Objektleitung nicht abnimmt.
Für die Rechnung oben heißt das: Die 48 Minuten Annahme pro Tag entfallen, die Ersatzsuche bleibt. 7.000 € Telefonzeit pro Objektleitung und Jahr stehen einem Festpreis ab 99 € im Monat gegenüber, ohne Nachbuchung von Minuten (siehe Preise). Wie der Ablauf für Krankmeldungen im Detail aussieht, steht unter Krankmeldung telefonisch erfassen; die Seite KI-Telefonassistent für die Gebäudereinigung zeigt die übrigen Anrufarten. Einen Kostenvergleich mit menschlichen Telefonservices finden Sie im Artikel Telefonservice Kosten im Reinigungsbetrieb.
Häufige Fragen
In Bayern lagen Reinigungsberufe 2023 mit 29,1 Kalendertagen je Beschäftigten an der Spitze aller Berufsgruppen (BKK Bayern, zitiert nach bkvfirmenservice.de). Bundesweit meldeten 71,3 % der Betriebe in der BIV-Herbstumfrage 2024 einen gestiegenen Krankenstand seit der telefonischen Krankschreibung. Eine bundesweite Fehltage-Zahl je Beschäftigten weist der BIV-Branchenreport 2025 nicht aus.
Ja, wenn er nur erfasst, dass und bis wann jemand ausfällt, und keine Diagnose abfragt. Eine Krankmeldung ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO; Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine EU-Verarbeitung. Empfango stellt beides bereit, Details unter Datenschutz und AVV.
Nein. Empfango meldet den Ausfall strukturiert an die Objektleitung oder den Disponenten; wer einspringt, entscheiden Sie. Empfango ruft keine Ersatzkräfte an und ändert keinen Dienstplan.
Dazu gibt es keine Branchenzahl. Der typische Fall: Die Meldung liegt auf der Mailbox, das Objekt bleibt morgens unbesetzt, der Auftraggeber reklamiert. Im Rechner für die Telefonzeit der Objektleitung können Sie Anrufe, Minuten und Stundensatz Ihres Betriebs eintragen.
Fazit: Die Annahme automatisieren, die Entscheidung behalten
Der Krankenstand in der Gebäudereinigung wird nicht sinken, weil ein Telefonassistent die Anrufe annimmt. Aber die 200 Stunden im Jahr, die eine Objektleitung mit der Annahme verbringt, lassen sich auf Rückrufe und Ersatzsuche verlagern, also auf die Arbeit, die wirklich eine Entscheidung braucht. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Werten: Anrufe pro Tag, Minuten pro Anruf, Stundensatz. Wenn das Ergebnis über 1.200 € im Jahr liegt, lohnt sich ein Blick auf die Alternative.