EmpfangoKI-Telefonassistent für Hausverwaltungen
Mieter rufen an, wenn etwas kaputt ist – nicht, wenn es in Ihre Sprechzeiten passt. Empfango nimmt jede Meldung an, priorisiert Notfälle und dokumentiert alles für Ihre Akte.
Kaum eine Branche bekommt mehr Anrufe pro Mitarbeiter als die Hausverwaltung: tropfende Wasserhähne, Heizungsausfälle, Fragen zur Nebenkostenabrechnung, Lärmbeschwerden. Vieles davon ist Routine, manches ist dringend – und alles will dokumentiert sein. Empfango nimmt diese Anrufe rund um die Uhr entgegen, erfasst Objekt, Wohnung und Anliegen strukturiert und unterscheidet zwischen echtem Notfall und normalem Vorgang. Ihr Team arbeitet die Meldungen gebündelt ab, statt im Minutentakt ans Telefon zu gehen.
Typische Anrufe, die Empfango übernimmt
Schadensmeldungen
Wasserschaden, defekte Heizung, kaputter Aufzug: Empfango erfasst Objekt, Wohnung, Schaden und Erreichbarkeit – als sauberer Vorgang statt Zettelnotiz.
Notfälle priorisieren
Rohrbruch um 23 Uhr? Empfango erkennt dringende Fälle, informiert sofort den Bereitschaftsdienst und gibt dem Mieter klare Auskunft, was jetzt passiert.
Mieteranfragen & Routinevorgänge
Fragen zu Abrechnung, Schlüsseln oder Zuständigkeiten beantwortet Empfango selbst oder nimmt sie strukturiert auf – inklusive Rückrufwunsch.
Warum Hausverwaltungen auf Empfango setzen
Erreichbar auch außerhalb der Sprechzeiten
Mieter melden Schäden abends und am Wochenende. Empfango nimmt an, wenn Ihr Büro längst geschlossen ist – ohne teuren Bereitschaftsdienst am Telefon.
Jeder Vorgang dokumentiert
Alle Meldungen kommen als strukturierte Zusammenfassung per E-Mail oder ins System – mit Objekt, Wohnung, Anliegen und Zeitstempel für die Akte.
DSGVO-konform aufgebaut
Sprachverarbeitung auf EU-Servern, feste Ansage zu KI-Einsatz und Aufzeichnung, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive.
Vom Anruf zum dokumentierten Vorgang
Der größte Zeitfresser in der Hausverwaltung ist nicht der einzelne Anruf, sondern das Drumherum: nachfragen, notieren, zuordnen, weiterleiten. Empfango erledigt das im Gespräch – der Assistent fragt gezielt nach Objekt, Wohnung, Art des Schadens und Erreichbarkeit des Mieters und übergibt einen vollständigen Vorgang statt einer halben Information. Ihr Team entscheidet nur noch: Handwerker beauftragen, Rückruf, oder ablegen.
Bei dringenden Fällen zählt die Unterscheidung: Ein Heizungsausfall im Winter oder ein Wasserrohrbruch wird sofort priorisiert gemeldet – auf Wunsch direkt an Ihren Notdienst –, während die Frage zur Nebenkostenabrechnung als normaler Vorgang in die Liste geht. So bleibt der Bereitschaftsdienst echten Notfällen vorbehalten, und kein Mieter hängt bei einem Ernstfall in der Warteschleife.
Und der Datenschutz? Mieterdaten sind sensibel. Bei Empfango läuft die gesamte Sprachverarbeitung auf EU-Servern, jedes Gespräch beginnt mit einer festen Ansage zu KI-Einsatz und Aufzeichnung, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört zum Vertrag – damit die Telefonannahme nicht zur Compliance-Baustelle wird.
Häufige Fragen von Hausverwaltungen
Ja. Dringende Fälle wie Rohrbruch oder Heizungsausfall werden erkannt und sofort priorisiert gemeldet – auf Wunsch direkt an Ihren Bereitschaftsdienst. Routinevorgänge landen gesammelt in Ihrer Liste.
Als strukturierte Zusammenfassung per E-Mail oder über Integrationen in Ihre Systeme – mit Objekt, Wohnung, Anliegen, Rückrufnummer und Zeitstempel.
Ja, Empfango ist rund um die Uhr erreichbar. Gerade außerhalb der Bürozeiten entlastet der Assistent am meisten – ohne dass jemand Telefonbereitschaft schieben muss.
Empfango startet ab 99 € im Monat mit festem Preis statt Abrechnung pro Anruf – monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr.
Ja. Die Sprachverarbeitung läuft auf EU-Servern, jeder Anruf beginnt mit einer Ansage zu KI-Einsatz und Aufzeichnung, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive.
Nein. Sie behalten Ihre bestehende Rufnummer; Anrufe werden je nach Wunsch immer, bei besetzt oder außerhalb der Bürozeiten an Empfango weitergeleitet.
