EmpfangoDie kurze Antwort
Für kleine und mittlere Unternehmen liegen KI-Telefonassistenten 2026 meist zwischen rund 30 und 300 Euro pro Monat. Einsteiger-Tarife mit begrenzten Gesprächsminuten starten unter 100 Euro, Tarife für Teams mit mehreren Assistenten und Terminbuchung liegen im mittleren dreistelligen Bereich. Enterprise-Lösungen mit individueller Anbindung werden meist individuell bepreist.
Bei Empfango kostet der Solo-Tarif 99 € pro Monat mit 300 Gesprächsminuten, der Team-Tarif 299 € mit 1.000 Minuten und drei Assistenten, Scale ab 499 € ohne Minutenbegrenzung. Alle Tarife sind monatlich kündbar – ohne Einrichtungsgebühr.
Die drei Preismodelle am Markt
- Monatliche Pauschale mit Inklusivminuten: fester Preis, planbare Kosten – das verbreitetste Modell für kleine Unternehmen und Praxen. Wichtig ist, was nach Verbrauch der Inklusivminuten passiert.
- Minutenabrechnung (Pay-as-you-go): Abrechnung pro Gesprächsminute, je nach Anbieter von wenigen Cent bis etwa einem Euro. Flexibel bei wenigen Anrufen, aber schwer kalkulierbar bei wachsendem Volumen.
- Individuelle Enterprise-Preise: für Callcenter und Konzerne, mit eigenen Integrationen, SLAs und Volumenstaffeln – Preise nur auf Anfrage.
Versteckte Kostenfaktoren, auf die Sie achten sollten
- Einrichtungsgebühren: manche Anbieter berechnen einmalig dreistellige Setup-Kosten – andere, wie Empfango, keine.
- Überschrittene Inklusivminuten: werden Mehrminuten automatisch teuer nachberechnet oder informiert der Anbieter und schlägt ein Upgrade vor? Empfango rechnet keine Mehrminuten ab, sondern informiert.
- Rufnummer: ist eine eigene Telefonnummer im Preis enthalten oder kostet sie extra?
- Mindestlaufzeiten: Jahresverträge binden – monatlich kündbare Tarife verlagern das Risiko zum Anbieter.
- Zusatzfunktionen: Terminbuchung, Kalender- und CRM-Integrationen oder WhatsApp-Weiterleitung sind teils nur in höheren Tarifen enthalten.
- Compliance-Kosten: Ein Anbieter ohne EU-Datenverarbeitung und AVV spart vordergründig Geld, verlagert aber Datenschutz-Risiko und Prüfaufwand zu Ihnen.
Lohnt sich das? Die Vergleichsrechnung
Der relevante Vergleich ist nicht der Tarifpreis, sondern die Alternative. Eine Teilzeitkraft, die nur Telefonate annimmt, kostet inklusive Lohnnebenkosten schnell über 1.500 € pro Monat – und ist trotzdem nicht rund um die Uhr erreichbar. Klassische Büroservices mit menschlichen Agenten berechnen meist eine Grundgebühr plus Preis pro angenommenem Anruf, was bei höherem Aufkommen ebenfalls mehrere Hundert Euro im Monat erreicht.
Die andere Seite der Rechnung sind verpasste Anrufe: Wer außerhalb der Öffnungszeiten, im Kundengespräch oder auf der Baustelle nicht abnimmt, verliert Aufträge an den nächsten Anbieter auf der Liste. Schon ein einziger gewonnener Auftrag pro Monat finanziert bei den meisten Betrieben den Assistenten.
Ein KI-Telefonassistent ersetzt dabei nicht das Team, sondern den unbeantworteten Anruf: Er nimmt rund um die Uhr ab, klärt das Anliegen, bucht Termine und übergibt strukturierte Notizen – zum Fixpreis.
Fazit: Worauf es bei den Kosten wirklich ankommt
Vergleichen Sie nicht nur Tarifpreise, sondern das Gesamtpaket: Inklusivminuten und was nach deren Verbrauch passiert, Einrichtungsgebühren, Vertragslaufzeit, enthaltene Funktionen wie Terminbuchung – und die Compliance-Frage, wo Stimme und Gesprächsdaten verarbeitet werden. Ein transparenter Festpreis mit EU-Datenverarbeitung ist am Ende oft günstiger als das vermeintliche Schnäppchen mit offenem Minutenzähler und offenen Datenschutzfragen.