EmpfangoWarum Datenschutz bei KI-Telefonie entscheidend ist
Jedes Telefonat mit einem KI-Assistenten ist Datenverarbeitung: Die Stimme des Anrufers wird aufgenommen und in Text umgewandelt, Name und Rufnummer werden erfasst, das Anliegen wird gespeichert und zusammengefasst. All das sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO – bei Arztpraxen oder Kanzleien kommen schnell besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten hinzu.
Dazu kommt das deutsche Strafrecht: § 201 StGB schützt die Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes. Wer Telefonate ohne Einwilligung aufzeichnet, macht sich strafbar. Ein seriöser KI-Telefonassistent muss deshalb von Anfang an transparent machen, dass eine KI spricht und ob aufgezeichnet wird.
Die Checkliste: 7 Punkte für DSGVO-konforme KI-Telefonie
- EU-Datenverarbeitung: Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe sollten auf Servern in der EU laufen – nicht über US-Endpunkte.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Der Anbieter muss einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereitstellen, der alle eingesetzten Subdienstleister benennt.
- Transparente KI-Ansage: Anrufer müssen zu Gesprächsbeginn erfahren, dass sie mit einer KI sprechen – das verlangt auch der EU AI Act.
- Aufzeichnung nur mit Information: Ob und was gespeichert wird, muss klar angesagt werden; eine heimliche Aufzeichnung verstößt gegen § 201 StGB.
- Speicherbegrenzung und Löschkonzept: Anrufaudio sollte gar nicht oder nur kurz gespeichert werden; Transkripte brauchen definierte Löschfristen und eine Löschfunktion.
- Betroffenenrechte: Auskunft, Berichtigung und Löschung müssen praktisch umsetzbar sein – idealerweise direkt im Dashboard.
- Datenminimierung: Der Assistent sollte nur erfragen, was für das Anliegen nötig ist, und keine Profile über Anrufer hinweg bilden.
Die Rechtsgrundlagen kurz erklärt
Für die Verarbeitung im Kundenkontakt kommt meist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Anbahnung) oder lit. f (berechtigtes Interesse an Erreichbarkeit) in Frage. Wichtig ist die Informationspflicht nach Art. 13: Anrufer müssen wissen, wer verantwortlich ist und was mit ihren Daten passiert – in der Praxis gelöst über die Ansage plus Datenschutzerklärung.
Seit 2024 tritt zusätzlich der EU AI Act schrittweise in Kraft. Für KI-Telefonassistenten relevant sind vor allem die Transparenzpflichten: Menschen müssen erkennen können, dass sie mit einer KI interagieren. Diese Pflichten gelten ab dem 2. August 2026 verbindlich – wer jetzt einen Assistenten einführt, sollte sie von Tag eins erfüllen.
Vorsicht bei US-Anbietern
Viele Voicebot-Plattformen routen Sprache über US-Dienste für Spracherkennung oder Sprachmodelle. Damit verlässt jedes Gespräch die EU – inklusive Stimme und Gesprächsinhalt. Auch mit Standardvertragsklauseln bleibt das nach der Schrems-II-Rechtsprechung riskant und erklärungsbedürftig, besonders bei Gesundheits- oder Mandantendaten.
Die sichere Variante: ein Anbieter, der die komplette Sprachverarbeitung nachweisbar in der EU betreibt und das vertraglich zusichert. Fragen Sie konkret nach, wo Spracherkennung und Sprachmodell gehostet sind – nicht nur, wo die Daten „gespeichert“ werden.
Wie Empfango diese Anforderungen umsetzt
Empfango ist von Grund auf für den europäischen Rechtsrahmen gebaut: Die Sprachverarbeitung läuft auf EU-Servern, jedes Gespräch beginnt mit einer festen Ansage zu KI-Einsatz und Aufzeichnung, Anrufaudio wird nicht dauerhaft gespeichert und Transkripte lassen sich jederzeit löschen. So wird der KI-Telefonassistent vom Compliance-Risiko zum Compliance-Vorteil.