EmpfangoDie kurze Antwort
Eine Krankmeldung am Telefon ist nach der DSGVO zulässig, wenn nur erfasst wird, dass und wie lange ein Mitarbeiter ausfällt, die Ansage klar ist und ein Löschkonzept besteht.
Das gilt für die Bürokraft genauso wie für einen KI-Telefonassistenten. Der Unterschied: Ein Assistent fragt jedes Mal dieselben Felder ab und notiert nichts, was nicht vorgesehen ist. Dieser Artikel ordnet ein, welche Daten bei einer Krankmeldung erfasst werden dürfen, auf welcher Rechtsgrundlage, und was Ansage, Speicherfristen und Auftragsverarbeitung damit zu tun haben. Er ersetzt keine Rechtsberatung; sprechen Sie die Umsetzung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Für Gebäudereiniger ist das Thema nicht abstrakt. Die BIV-Herbstumfrage 2024 meldet bei 71,3 % der Betriebe einen gestiegenen Krankenstand seit der telefonischen Krankschreibung, und die Reinigung führt mit 29,1 Fehltagen je Beschäftigtem in Bayern die Statistik aller Berufsgruppen an (bkvfirmenservice.de, Sekundärquelle, Stand 10/2026). Jede dieser Meldungen kommt früh morgens per Telefon bei der Objektleitung an.
Was bei einer Krankmeldung erfasst werden darf
Erlaubt ist, was der Arbeitgeber für Entgeltfortzahlung und Einsatzplanung braucht: Name, die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer, Einsatzort und Rückrufnummer. Diagnose, Symptome und Arztname gehören nicht dazu.
Die Grundlage ist § 5 Abs. 1 EFZG: Der Arbeitnehmer muss die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Mehr verlangt das Gesetz nicht. Alles, was über diese Angaben hinausgeht, ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO ohne erkennbaren Zweck, und der Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO spricht dagegen, es überhaupt zu erfassen.
Die Tabelle zeigt die Felder, die ein Telefonassistent bei einer Krankmeldung abfragen sollte, und die, die er bewusst auslässt.
| Datenfeld | Erlaubt? | Begründung |
|---|---|---|
| Name und Personalnummer | Ja | Zuordnung zum Beschäftigten (§ 26 BDSG); ohne Identifikation keine Meldung |
| Tatsache der Arbeitsunfähigkeit | Ja | Mitteilungspflicht nach § 5 Abs. 1 EFZG; Gesundheitsdatum, aber zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich |
| Voraussichtliche Dauer | Ja | § 5 Abs. 1 EFZG nennt die Dauer ausdrücklich; nötig für die Ersatzplanung |
| Objekt, Einsatzort, Schichtbeginn | Ja | Kein Gesundheitsdatum; erforderlich, damit die Einsatzleitung Ersatz organisieren kann |
| Rückrufnummer | Ja | Kontaktdatum für Rückfragen; Datenminimierung: nur eine Nummer |
| Diagnose, Symptome, Krankheitsbild | Nein | Kein Zweck nach EFZG; Art. 9 Abs. 1 DSGVO; der Assistent fragt nicht nach und übernimmt Freitext dazu nicht |
| Behandelnder Arzt, Praxis | Nein | Nicht erforderlich; die AU-Bescheinigung ruft der Arbeitgeber elektronisch bei der Krankenkasse ab (eAU) |
| Kind krank statt selbst krank | Nur als Kategorie | Relevant für die Freistellung nach § 45 SGB V; keine Angaben zum Kind erfassen |
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und § 26 BDSG
Die Verarbeitung der Krankmeldung stützt sich in der Regel auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG: Gesundheitsdaten dürfen verarbeitet werden, soweit das zur Ausübung arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich ist.
Entgeltfortzahlung, Einsatzplanung und die Meldung an die Krankenkasse sind solche Pflichten. Eine Einwilligung des Mitarbeiters brauchen Sie dafür nicht, und Sie sollten sie auch nicht einholen: Eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis ist selten freiwillig und jederzeit widerrufbar. Die Rechtsgrundlage gilt unabhängig davon, ob ein Mensch oder ein Assistent den Anruf annimmt.
Zwei Punkte gehören trotzdem auf die Liste für Ihren Datenschutzbeauftragten. Erstens die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO, meist erfüllt über die Datenschutzinformation für Beschäftigte plus einen Hinweis, dass Krankmeldungen über die Firmennummer von einem KI-Assistenten angenommen werden. Zweitens das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, in dem der Telefonassistent als Verfahren steht. Der EU AI Act kommt hinzu: Seit dem 2. August 2026 müssen Anrufer erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen.
§ 201 StGB: Die Ansage vor dem ersten Wort
§ 201 StGB stellt das Aufnehmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung aller Beteiligten unter Strafe; eine Krankmeldung darf deshalb nicht heimlich aufgezeichnet werden.
Die sicherste Variante ist, Audio gar nicht dauerhaft zu speichern. Ein Transkript mit Zusammenfassung ist kein Tonträger und reicht für Einsatzplanung und Nachweis aus. Empfango arbeitet standardmäßig genau so: Jedes Gespräch beginnt mit einer festen, nicht vom Sprachmodell formulierten Ansage, dass eine KI spricht und wie das Gespräch verarbeitet wird. Anrufaudio wird nicht dauerhaft gespeichert; Transkript und Zusammenfassung liegen im Dashboard.
Wenn Sie Aufzeichnungen zwingend brauchen, etwa wegen interner Vorgaben, dann nur mit einer Einwilligung, die vor dem Start der Aufnahme eingeholt und dokumentiert wird. Ob eine reine Ansage mit anschließendem Weitertelefonieren als Einwilligung genügt, ist umstritten. Bei Mitarbeiteranrufen kommt hinzu, dass eine Einwilligung im Arbeitsverhältnis besonders begründet sein muss. Im Zweifel: keine Aufzeichnung.
Speicherfristen und Löschkonzept
Ein Löschkonzept legt je Datenart fest, wie lange sie gespeichert wird und wer löscht; für die Krankmeldung gilt: Transkript kurz, Entgeltunterlagen nach gesetzlicher Frist.
In der Praxis bedeutet das drei Fristen. Das Gesprächstranskript ist ein Arbeitsmittel: Sobald die Einsatzleitung den Ausfall übernommen und in Dienstplan oder Personalakte eingetragen hat, hat es seinen Zweck erfüllt. Viele Betriebe setzen hier 30 bis 90 Tage an. Die Fehlzeit selbst bleibt in den Entgeltunterlagen, für die sozialversicherungs- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten. Die Benachrichtigung per WhatsApp oder E-Mail an die Objektleitung ist eine Kopie und sollte in dieselbe Frist fallen wie das Transkript.
Prüfen Sie beim Anbieter drei Dinge: Lassen sich Transkripte einzeln und per Frist löschen? Wird Audio überhaupt gespeichert? Und steht die Frist in der Datenschutzerklärung? Für Empfango finden Sie die Angaben unter Datenschutz. Wie der Ablauf einer Krankmeldung mit Empfango aussieht, von der Ansage bis zur Benachrichtigung der Objektleitung, zeigt die Lösungsseite Krankmeldung telefonisch erfassen.
AVV und Subdienstleister: Was Sie vom Anbieter verlangen
Ein KI-Telefonassistent ist ein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; ohne Auftragsverarbeitungsvertrag darf er keine Krankmeldung annehmen.
Der AVV muss alle Subdienstleister nennen, die Sprache verarbeiten: Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe, Telefonie. Bei Gesundheitsdaten sollten Sie zusätzlich fragen, wo jeder dieser Dienste läuft. Empfango betreibt das Sprachmodell über Azure OpenAI in der EU und die Spracherkennung über Deepgram mit EU-Verarbeitung; ElevenLabs für die Sprachausgabe ist ein US-Anbieter und per AVV mit Standardvertragsklauseln eingebunden. Die vollständige Liste steht offen im AVV und in der Datenschutzerklärung.
Für Reinigungsbetriebe heißt das konkret: Legen Sie AVV und Subdienstleister-Liste Ihrem Datenschutzbeauftragten vor, bevor die erste Krankmeldung über den Assistenten läuft. Was Empfango sonst für die Gebäudereinigung übernimmt, von Reklamationen bis zu Angebotsanfragen, steht auf der Branchenseite.
Häufige Fragen
Nein. Er fragt, dass und bis wann jemand ausfällt. Nennt der Mitarbeiter von sich aus eine Diagnose, sollte sie nicht in die Zusammenfassung übernommen werden. Konfigurieren Sie den Assistenten so, dass er Gesundheitsdetails weder erfragt noch notiert.
Für die Krankmeldung selbst nicht; die Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO mit § 26 BDSG. Sie müssen aber informieren (Art. 13 DSGVO) und bei vorhandenem Betriebsrat prüfen, ob eine Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift.
Nein. Ein Transkript mit Zeitstempel und Zusammenfassung genügt als Nachweis, dass und wann die Meldung einging. Eine Audioaufzeichnung schafft zusätzlich ein Risiko nach § 201 StGB und ein Gesundheitsdatum mehr.
So lange, wie Einsatzplanung und Rückfragen es brauchen. Legen Sie eine Frist im Löschkonzept fest, viele Betriebe wählen 30 bis 90 Tage, und löschen Sie automatisch. Die Fehlzeit bleibt davon unabhängig in den Entgeltunterlagen.
Fazit
Eine Krankmeldung am Telefon ist mit der DSGVO vereinbar, wenn vier Dinge stimmen: nur die Angaben nach § 5 EFZG, dokumentierte Rechtsgrundlage, klare Ansage zu KI und Aufzeichnung, Löschfrist für Transkripte. Mit einem Assistenten, der diese Felder fest vorgibt, ist das leichter einzuhalten als mit einem Zettel auf dem Schreibtisch der Objektleitung. Die Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten ersetzt das nicht.